Ab wie vielen Mitarbeitern ist Zeiterfassung Pflicht?

Ab dem ersten Arbeitnehmer. Das Arbeitsschutzgesetz kennt keine Mitarbeiter-Untergrenze. Nur die Form der Erfassung soll künftig von der Betriebsgröße abhängen (bis 10 Beschäftigte nicht-elektronisch erlaubt).

Sind Kleinbetriebe von der Zeiterfassungspflicht ausgenommen?

Nein. Kleinbetriebe müssen ebenfalls Beginn, Ende und Dauer erfassen. Der Referentenentwurf 2026 befreit Betriebe bis zehn Beschäftigte lediglich von der elektronischen Form.

Wer ist von der Arbeitszeiterfassung ausgenommen?

Inhaber und Organe (Geschäftsführer, Vorstände), leitende Angestellte nach § 18 ArbZG, Chefärzte, Leiter öffentlicher Dienststellen, Beschäftigte in häuslicher Gemeinschaft mit Betreuten, der liturgische Bereich der Kirchen sowie echte Selbständige.

Gilt die Pflicht auch bei Vertrauensarbeitszeit?

Ja. Vertrauensarbeitszeit bedeutet nur, dass der Arbeitgeber Lage und Verteilung der Arbeitszeit nicht kontrolliert. Erfasst werden muss trotzdem – meist per Selbstaufzeichnung der Mitarbeiter.

Muss ich als Einzelunternehmer meine Zeit erfassen?

Nein, ohne Arbeitnehmer gibt es keine Pflicht. Viele Einzelunternehmer erfassen trotzdem, um Aufträge nachzukalkulieren – bei worktrackr kostenlos im Free-Tarif (bis 5 Nutzer).

Ist ein Meister oder Bauleiter ein leitender Angestellter?

In der Regel nicht. Leitende Angestellte im Sinne des Gesetzes haben echte unternehmerische Befugnisse, etwa die selbständige Einstellung und Entlassung von Personal. Meister, Bauleiter und Filialleiter müssen daher erfasst werden.

Recht & Pflichten

Zeiterfassung Pflicht: Ausnahmen, Kleinbetriebe und ab wie vielen Mitarbeitern sie gilt

„Wir sind doch nur fünf Leute – müssen wir wirklich erfassen?“ Ja. Die Pflicht zur Zeiterfassung kennt keine Mitarbeiter-Untergrenze. Ausnahmen gibt es nur für wenige Personengruppen, und die geplante Kleinbetriebsregel betrifft nur die Form der Erfassung. Wer wirklich ausgenommen ist und was Betriebe jeder Größe tun müssen.

7 Min. Lesezeit Aktualisiert am 12. September 2026von der worktrackr Redaktion

Seit dem BAG-Urteil vom 13. September 2022 ist die Arbeitszeiterfassung Pflicht – für alle Arbeitgeber. Trotzdem hält sich hartnäckig die Vorstellung, kleine Betriebe, Bürojobs oder Vertrauensarbeitszeit seien ausgenommen. Das stimmt so nicht. Dieser Ratgeber zeigt, welche Ausnahmen es tatsächlich gibt, ab wie vielen Mitarbeitern die Pflicht greift und was der aktuelle Gesetzentwurf für Kleinbetriebe vorsieht.

Ab wie vielen Mitarbeitern gilt die Pflicht?

Ab dem ersten Arbeitnehmer. Die Pflicht zur Zeiterfassung ergibt sich aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz – und das Arbeitsschutzgesetz gilt für jeden Arbeitgeber, unabhängig von der Betriebsgröße. Eine Schwelle wie beim Kündigungsschutz (mehr als 10 Beschäftigte) oder beim Betriebsrat (ab 5 Beschäftigte) existiert für die Zeiterfassung nicht. Wer einen einzigen Gesellen, eine Bürokraft oder einen Minijobber beschäftigt, muss dessen Arbeitszeit erfassen.

Betriebsgröße	Zeiterfassung Pflicht?	Besonderheiten
Einzelunternehmer ohne Mitarbeiter	Nein	Keine Arbeitnehmer, kein Arbeitsschutzrecht – Erfassung nur freiwillig (z. B. für Nachkalkulation)
1–10 Beschäftigte	Ja	Form derzeit frei; Referentenentwurf 2026 sieht dauerhafte Befreiung von der elektronischen Form vor
11–50 Beschäftigte	Ja	Elektronische Erfassung geplant, längere Übergangsfrist im Gespräch
über 50 Beschäftigte	Ja	Elektronische Erfassung geplant, kürzere Übergangsfrist
Minijobber / MiLoG-Branchen (jede Größe)	Ja, verschärft	§ 17 MiLoG: Beginn, Ende, Dauer innerhalb von 7 Tagen, 2 Jahre aufbewahren

Für Einzelunternehmer und kleine Betriebe mit bis zu 5 Nutzern ist worktrackr im Free-Tarif kostenlos – praktisch für Nachkalkulation und Nachweis. Sobald der erste Mitarbeiter kommt, gilt die Pflicht – und sie ist mit worktrackr sofort erfüllt, ohne Kosten bis zum 5. Nutzer, danach 3,90 € je weiterem Mitarbeiter.

Kleinbetriebe bis 10 Beschäftigte: Was gilt?

Kleinbetriebe sind nicht von der Pflicht befreit – aber der Gesetzgeber plant Erleichterungen bei der Form. Der Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums vom Juni 2026 sieht vor, dass Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten dauerhaft nicht-elektronisch erfassen dürfen. Ein handschriftlicher Stundenzettel oder eine Excel-Liste bliebe für sie also auch nach Inkrafttreten zulässig. Alle größeren Betriebe müssten dagegen auf elektronische Erfassung umstellen – mit gestaffelten Übergangsfristen.

Wichtig zu wissen: Auch der nicht-elektronische Stundenzettel muss die Anforderungen der Rechtsprechung erfüllen – objektiv, verlässlich, zugänglich, mit Beginn, Ende und Dauer je Tag. Ein Zettel, der am Monatsende aus dem Gedächtnis ausgefüllt wird, ist auch im Kleinbetrieb kein zulässiges System. Und: Beschäftigt der Kleinbetrieb Minijobber oder arbeitet er in einer MiLoG-Branche (Bau, Gebäudereinigung, Gastronomie …), gilt ohnehin die 7-Tage-Frist des § 17 MiLoG.

In der Praxis lohnt sich für Kleinbetriebe die digitale Erfassung trotz Befreiung: Der Aufwand pro Mitarbeiter ist gering, Fahrzeiten und Überstunden rechnen sich automatisch, und die Nachweise sind bei einer Prüfung sofort verfügbar. Was das in Euro bedeutet, zeigt der ROI-Rechner.

Welche Ausnahmen gibt es wirklich?

Die Pflicht zur Zeiterfassung knüpft an das Arbeitszeitgesetz an. Wer nicht unter das Arbeitszeitgesetz fällt, muss auch nicht erfasst werden. Das betrifft nur wenige, klar definierte Gruppen:

Personengruppe	Zeiterfassung Pflicht?	Grundlage
Inhaber, Gesellschafter-Geschäftsführer	Nein	Keine Arbeitnehmer
Fremd-Geschäftsführer (GmbH), Vorstände	Nein (in der Regel)	Organe der Gesellschaft, keine Arbeitnehmer i. S. d. ArbZG
Leitende Angestellte	Nein	§ 18 Abs. 1 Nr. 1 ArbZG i. V. m. § 5 Abs. 3 BetrVG – z. B. selbständige Einstellungs-/Entlassungsbefugnis, Prokura mit Bedeutung
Chefärzte	Nein	§ 18 Abs. 1 Nr. 1 ArbZG
Leiter öffentlicher Dienststellen und ihre Vertreter	Nein	§ 18 Abs. 1 Nr. 2 ArbZG
Beschäftigte, die in häuslicher Gemeinschaft mit Betreuten leben	Nein	§ 18 Abs. 1 Nr. 3 ArbZG
Liturgischer Bereich der Kirchen	Nein	§ 18 Abs. 1 Nr. 4 ArbZG
Echte Selbständige, freie Mitarbeiter, Subunternehmer	Nein	Keine Arbeitnehmer – Vorsicht bei Scheinselbständigkeit
Beamte	Eigene Regeln	Arbeitszeitverordnungen der Länder/des Bundes, nicht das ArbZG

Der Begriff „leitender Angestellter“ wird oft zu weit verstanden. Ein Meister, Bauleiter, Objektleiter oder Filialleiter ist in der Regel kein leitender Angestellter im Sinne des Gesetzes – er muss erfasst werden. Entscheidend sind echte unternehmerische Befugnisse wie die eigenständige Einstellung und Entlassung von Personal.

Keine Ausnahme: Diese Gruppen müssen erfasst werden

Vertrauensarbeitszeit: Kein Freibrief. Auch bei Vertrauensarbeitszeit müssen Beginn, Ende und Dauer dokumentiert werden – meist durch Selbstaufzeichnung der Mitarbeiter. Der Referentenentwurf 2026 bestätigt das ausdrücklich.
Homeoffice und mobiles Arbeiten: Die Pflicht gilt ortsunabhängig. Eine App oder Web-Erfassung löst das am einfachsten.
Außendienst, Monteure, Fahrer: Fahrzeiten im Auftrag des Betriebs sind Arbeitszeit und müssen mit erfasst werden – siehe Fahrzeit als Arbeitszeit.
Teilzeit, Minijob, Aushilfen, Werkstudenten: Alle Arbeitnehmer, egal wie viele Stunden. Minijobber sogar mit verschärfter 7-Tage-Frist.
Auszubildende: Erfassung Pflicht; für Azubis unter 18 gelten zusätzlich die strengeren Pausen- und Höchstarbeitszeiten des Jugendarbeitsschutzgesetzes.
Mitarbeitende Familienangehörige mit Arbeitsvertrag: Ehepartner oder Kinder, die angestellt sind, zählen als Arbeitnehmer.
Praktikanten: sofern sie als Arbeitnehmer gelten (z. B. freiwilliges Praktikum mit Vergütung).
Bürokräfte und Verwaltung: Die Pflicht gilt nicht nur für „Blaumänner“, sondern für jeden Arbeitsplatz im Betrieb.

Ausnahmen bei der Form: Tarifvertrag und Betriebsvereinbarung

Neben den personellen Ausnahmen kennt der Referentenentwurf 2026 Ausnahmen bei der Art und Weise der Erfassung. Tarifverträge – oder Betriebsvereinbarungen, die auf einem Tarifvertrag beruhen – sollen erlauben dürfen, dass die Arbeitszeit nicht elektronisch oder erst bis zu sieben Tage nach der Arbeitsleistung erfasst wird. Für tarifgebundene Handwerksbetriebe lohnt sich also ein Blick in den Tarifvertrag, sobald das Gesetz in Kraft ist. An der Pflicht selbst ändern diese Öffnungsklauseln nichts.

Checkliste: Bin ich betroffen?

1Beschäftige ich mindestens einen Arbeitnehmer (auch Minijob, Teilzeit, Azubi, Familienmitglied)? → Ja: Zeiterfassung ist Pflicht.
2Gehört die Person zu den Ausnahmen nach § 18 ArbZG (leitender Angestellter, Chefarzt …) oder ist sie Organ/Inhaber? → Nur dann entfällt die Erfassung für diese Person.
3Beschäftige ich Minijobber oder arbeite ich in einer Branche nach § 2a SchwarzArbG? → Zusätzlich 7-Tage-Frist und 2 Jahre Aufbewahrung nach § 17 MiLoG.
4Habe ich mehr als zehn Beschäftigte? → Nach dem Gesetzentwurf künftig elektronische Erfassung – jetzt umstellen spart die spätere Hektik.
5Vertrauensarbeitszeit oder Homeoffice? → Trotzdem erfassen, am einfachsten per Selbstaufzeichnung in einer App.

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Weiterführende Ratgeber

Arbeitszeiterfassung Pflicht 2026 – der Überblick – Gesetze, Zeitleiste, Bußgelder.
Wie muss die Arbeitszeit erfasst werden? – Anforderungen an Form und Genauigkeit.
Arbeitszeiterfassung im Handwerk – MiLoG-Branchen, Baustellen, Zollprüfung.

Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Ob eine Person leitender Angestellter ist oder ein Tarifvertrag Abweichungen erlaubt, sollte im Einzelfall ein Fachanwalt für Arbeitsrecht oder die Handwerkskammer prüfen.

Häufige Fragen

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