ROI-Rechner: Was kostet Zeiterfassung wirklich – und ab wann rechnet sich worktrackr?

„Zeiterfassung kostet Geld" – stimmt. Aber keine Zeiterfassung kostet mehr: Jeder handgeschriebene Stundenzettel wird gesammelt, entziffert, in Excel übertragen, nachgerechnet und bei Rückfragen korrigiert. Dieser Aufwand fällt jeden Arbeitstag an, für jeden Mitarbeiter – und taucht in keiner Rechnung auf. Mit dem ROI-Rechner machst du ihn sichtbar und vergleichst ihn direkt mit den Kosten von worktrackr.

Interaktiver ROI-Rechner

Stell die vier Regler auf deinen Betrieb ein. Alle Werte – Jahresvorteil, ROI, Break-even und der Kostenvergleich mit Papier/Excel und Stempeluhr – rechnen sofort mit.

So funktioniert die Rechnung

1. 1Manueller Aufwand pro Jahr = Mitarbeiter × Minuten pro Tag × Arbeitstage ÷ 60. Beispiel: 20 Mitarbeiter × 5 Minuten × 220 Tage ÷ 60 = 366,7 Stunden.
2. 2Kosten des manuellen Aufwands = Stunden × interner Kostensatz. Der Kostensatz ist der Vollkostensatz der Person, die den Aufwand hat (Lohn plus Arbeitgeberanteile, Büro, Software) – im Handwerk realistisch 30–45 € pro Stunde.
3. 3worktrackr-Kosten pro Jahr = Mitarbeiter × Monatspreis × 12. Bei 20 Mitarbeitern sind das 15 × 3,90 € = 58,50 € (die ersten 5 Nutzer kostenlos) pro Monat, also 936,00 € im Jahr.
4. 4Rechnerischer Jahresvorteil = manuelle Kosten − worktrackr-Kosten. Der ROI setzt den Vorteil ins Verhältnis zu den worktrackr-Kosten: 100 % ROI heißt, jeder investierte Euro kommt doppelt zurück.
5. 5Break-even: Wie viele Stunden musst du sparen, damit worktrackr sich trägt? worktrackr-Kosten ÷ Kostensatz. Umgerechnet auf Minuten pro Mitarbeiter und Arbeitstag ergibt das meist Werte unter einer Minute – alles darüber ist Gewinn.

Papier, Excel oder Stempeluhr – warum worktrackr günstiger ist

Der Kostenvergleich im Rechner stellt drei Wege gegenüber. Papier und Excel sind scheinbar kostenlos, verursachen aber den vollen manuellen Aufwand: schreiben, sammeln, übertragen, nachrechnen. Eine klassische Stempeluhr oder ein Terminal erfasst zwar Kommen und Gehen automatisch, doch die Hardware kostet je Standort mehrere hundert Euro, dazu kommt Software pro Mitarbeiter – und Fahrzeiten, Baustellenwechsel, Korrekturen und die Auswertung fürs Lohnbüro bleiben Handarbeit. Wir rechnen dafür konservativ mit der Hälfte des ursprünglichen Aufwands.

worktrackr braucht keine Hardware: Jeder Mitarbeiter stempelt auf dem eigenen Smartphone, Fahrt und Arbeit werden getrennt erfasst, Überstunden, Urlaub und Krankheit rechnet das System automatisch, Stundenzettel und CSV-Exporte liegen am Monatsende fertig vor. Der Verwaltungsaufwand sinkt damit auf ein Minimum – deshalb liegt worktrackr im Vergleich in praktisch jeder Konstellation vorn.

Was der Rechner nicht zeigt – aber trotzdem zählt

• Rechtssicherheit: Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit sind dokumentiert, wie es ArbZG und MiLoG verlangen – ohne Nachbesserung bei einer Prüfung.
• Korrekte Abrechnung: Keine vergessenen Fahrzeiten, keine geschätzten Überstunden – das spart Diskussionen mit Mitarbeitern und Nachzahlungen.
• Nachkalkulation: Zeiten je Auftrag oder Baustelle zeigen, welche Aufträge sich wirklich lohnen.
• Zufriedenere Mitarbeiter: Wer seine Zeiten und Überstunden selbst in der App sieht, vertraut der Abrechnung.