Was kostet eine Zeiterfassungs-App wirklich? Preisvergleich 2026: Clockodo, TimeTac, Crewmeister, Papershift, Timebutler und worktrackr

Wer eine Zeiterfassungs-App für Werkstatt, Handwerksbetrieb oder Dienstleister sucht, stolpert schnell über Einstiegspreise wie „ab 1,50 € pro Nutzer“. Was dabei oft untergeht: Der Preis gilt häufig nur bei 50 Mitarbeitern und Jahreszahlung, dazu kommen Grundgebühren, Pflicht-Supportpakete oder Mindestlaufzeiten. Dieser Ratgeber vergleicht die Preismodelle der bekanntesten Anbieter, rechnet die tatsächlichen Monatskosten für 5, 10 und 25 Mitarbeiter durch und zeigt die typischen Kostenfallen.

Die fünf Preismodelle auf dem Markt

Fast alle Zeiterfassungs-Anbieter nutzen eines dieser fünf Modelle. Wer sie kennt, durchschaut jede Preisseite in zwei Minuten:

• Pro-Kopf-Preis ohne Grundgebühr – ein fester Betrag je Nutzer und Monat (z. B. Clockodo). Transparent, skaliert linear.
• Grundgebühr plus Pro-Kopf-Preis – ein Sockelbetrag für den Account plus Nutzerpreis (z. B. TimeTac). Für kleine Teams verhältnismäßig teuer, für große günstig.
• Modulpreis plus Pflicht-Support – niedriger Nutzerpreis, aber ein verpflichtendes Service-Paket (z. B. Papershift). Der Einstieg kostet dadurch oft 40–60 € im Monat, egal wie klein das Team ist.
• Flatrate nach Teamgröße – Pauschale für „bis 5“, „6 bis 35“ Nutzer usw. (z. B. Timebutler). Gut kalkulierbar, aber Sprünge an den Grenzen.
• Gestaffelter Pro-Kopf-Preis – der beworbene Preis gilt ab einer hohen Mitarbeiterzahl und Jahreszahlung (z. B. Crewmeister „ab 1,50 €“ bei 50 Mitarbeitern); kleinere Teams zahlen individuell mehr.

worktrackr geht einen sechsten Weg: Bis 5 Nutzer ist die App dauerhaft kostenlos – mit vollem Funktionsumfang, ohne Testphase und ohne Kreditkarte. Ab dem 6. Nutzer zahlst du 3,90 € (3,28 € netto) nur für die zusätzlichen Nutzer, ohne Grundgebühr, monatlich kündbar. Bei Jahreszahlung sparst du 17 %, ab 25 Plätzen gibt es automatisch 20 % Mengenrabatt.

Preisvergleich: Die Anbieter im Überblick

Rechenbeispiel: Was zahlt ein Team mit 5, 10 oder 25 Mitarbeitern?

Die folgende Tabelle rechnet die Listenpreise auf typische Betriebsgrößen um – ein Meisterbetrieb mit 5 Leuten, eine Kfz-Werkstatt mit 10 und ein Dienstleister mit 25 Mitarbeitern. Angenommen ist jeweils nur das Modul Arbeitszeiterfassung in der günstigsten Variante; bei Papershift ein mittlerer Modulpreis von 4 €. Fremdanbieter netto; worktrackr als Endpreis inkl. MwSt. – netto entsprechen 3,90 € rund 3,28 € je Nutzer.

Die Tabelle zeigt drei Dinge sehr deutlich: Erstens ist für Kleinbetriebe bis 5 Mitarbeiter jede Bezahl-Lösung teurer als eine dauerhaft kostenlose App – auf das Jahr gerechnet sind das je nach Anbieter 240 bis 700 €. Zweitens fressen Grundgebühren und Support-Pakete bei 10 Mitarbeitern einen Großteil der Rechnung: Bei TimeTac und Papershift entfällt rund die Hälfte des Monatspreises nicht auf Nutzer, sondern auf den Sockel. Drittens lohnt sich der Blick auf Mengenrabatte, wenn das Team wächst – bei 25 Plätzen liegt worktrackr auch netto unter den meisten Wettbewerbern, obwohl nur 20 der 25 Plätze überhaupt kostenpflichtig sind.

Die sieben versteckten Kosten der Zeiterfassung

Der Nutzerpreis ist nur ein Teil der Wahrheit. Diese Posten tauchen in vielen Angeboten erst im Kleingedruckten oder im Beratungsgespräch auf:

1. 1Grundgebühr oder Account-Pauschale – 15 bis 50 € im Monat, unabhängig von der Nutzerzahl. Bei 5 Mitarbeitern verdoppelt das den Preis pro Kopf.
2. 2Pflicht-Supportpaket – „Premium-Support“ oder „Onboarding-Paket“ ab 39 € monatlich, oft nicht abwählbar.
3. 3Mindestnutzerzahl – der Vertrag läuft über mindestens 10 oder 20 Lizenzen, auch wenn nur 6 Leute stempeln.
4. 4Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist – 12 bis 24 Monate Bindung, Kündigung 3 Monate vor Ablauf. Wer wechselt, zahlt doppelt.
5. 5Hardware – Stempelterminals kosten 300 bis 1.500 € je Stück plus Einrichtung, Chips oder Karten je Mitarbeiter und gelegentlich eine „Hardware-Servicegebühr“.
6. 6Zusatzmodule – Urlaubsverwaltung, Projektzeiten, Überstundenkonto, Exporte für die Lohnbuchhaltung oder eine Schnittstelle kosten bei modularen Systemen jeweils 1 bis 4 € extra pro Nutzer.
7. 7Einrichtungs- und Schulungsgebühren – einmalig 200 bis 1.000 € für „Setup“, Datenübernahme oder Online-Schulung.

Netto oder brutto? Ein häufiges Missverständnis

Fast alle Anbieter nennen Nettopreise, weil ihre Kunden vorsteuerabzugsberechtigte Unternehmen sind. Für den Betriebsinhaber ist das korrekt – die Umsatzsteuer holt er sich über die Vorsteuer zurück. Wer Preise vergleicht, muss aber gleich rechnen: worktrackr nennt Endpreise inkl. MwSt., damit auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG, Vereine oder Selbstständige ohne Vorsteuerabzug sofort wissen, was sie zahlen. Netto entspricht der Pro-Preis 3,28 € je zusätzlichem Nutzer – das ist die Zahl, die du gegen die Listenpreise der Wettbewerber stellen musst.

Was du beim Kostenvergleich außerdem prüfen solltest

• Kostenlose Stufe oder nur Testphase? Eine Testphase endet nach 14 bis 30 Tagen – dann wird bezahlt oder gelöscht. Eine echte Gratisstufe bleibt kostenlos, solange das Team klein ist.
• Funktionsumfang in der Gratisstufe. Manche Anbieter streichen im Free-Tarif Export, Urlaub oder Auswertung. Bei worktrackr gilt: gleicher Funktionsumfang für Free und Pro.
• Preisgarantie und Preiserhöhungen. Wie oft wurden die Preise in den letzten Jahren angepasst? Gibt es Bestandskundenschutz?
• Datenexport beim Wechsel. Kannst du alle Zeiten als CSV/PDF mitnehmen – kostenlos und ohne Kündigungsgespräch?
• Deaktivierte Mitarbeiter. Zählen ausgeschiedene Mitarbeiter weiter, solange ihre Daten gesetzlich aufbewahrt werden müssen? Bei worktrackr ja – dafür bleiben die Daten 2 Jahre rechtssicher abrufbar, und du kannst den Platz nach Ablauf der Frist mit einem Klick freigeben.

Preis ist nur die eine Seite – welche Funktionen in welchem Tarif stecken und was ein Betrieb für alles, was er braucht, wirklich zahlt, zeigt der zweite Teil dieses Vergleichs: Zeiterfassungs-Apps im Funktionsvergleich: Was bekommst du für dein Geld?

Wie sich die Kosten einer App gegen den Zeitaufwand für Zettel und Excel rechnen, zeigt unser ROI-Rechner für Zeiterfassung. Kurzfassung: Schon wenn jeder Mitarbeiter durch die App fünf Minuten pro Woche spart, ist ein Pro-Platz mehrfach bezahlt.