Zeiterfassung Gesetz: alle Vorschriften zur Arbeitszeiterfassung auf einen Blick
Arbeitszeitgesetz, Arbeitsschutzgesetz, Mindestlohngesetz, EuGH-Urteil 2019, BAG-Beschluss 2022 und die geplante Reform zur elektronischen Zeiterfassung: Diese Seite bündelt die gesetzlichen Vorschriften zur Arbeitszeiterfassung – wer was erfassen muss, welche Fristen und Bußgelder gelten und was für Kleinbetriebe gilt. Vertiefungen findest du in den verlinkten Ratgebern.
Die sechs Rechtsgrundlagen der Zeiterfassungspflicht
Ein einzelnes „Zeiterfassungsgesetz“ gibt es nicht. Die Pflicht entsteht aus dem Zusammenspiel von europäischer Rechtsprechung, deutschem Arbeitsschutz- und Arbeitszeitrecht sowie dem Mindestlohngesetz – ergänzt durch die geplante Gesetzesreform.
EuGH-Urteil „CCOO“ (C-55/18) vom 14.05.2019
Mitgliedstaaten müssen Arbeitgeber verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzurichten.
Gilt für: Alle Arbeitgeber in der EU
Ratgeber lesenBAG-Beschluss 1 ABR 22/21 vom 13.09.2022
Die Pflicht gilt in Deutschland bereits – aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG. Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind zu erfassen; die Form ist (noch) frei.
Gilt für: Alle Arbeitgeber mit Arbeitnehmern
Ratgeber lesen§ 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz
Der Arbeitgeber muss für eine geeignete Organisation sorgen – dazu gehört nach dem BAG ein System zur Arbeitszeiterfassung. Grundlage der heutigen Pflicht.
Gilt für: Alle Arbeitgeber
Ratgeber lesen§ 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz (geltende Fassung)
Arbeitszeit über 8 Stunden werktäglich sowie Sonn- und Feiertagsarbeit sind aufzuzeichnen und 2 Jahre aufzubewahren. Höchstarbeitszeit 8 (max. 10) Stunden, 11 Stunden Ruhezeit, Pausen nach § 4.
Gilt für: Alle Arbeitgeber
Ratgeber lesen§ 17 Mindestlohngesetz
Beginn, Ende und Dauer spätestens 7 Tage nach dem Arbeitstag dokumentieren, 2 Jahre aufbewahren. Bußgeld bis 30.000 €.
Gilt für: Minijobber sowie Branchen nach § 2a SchwarzArbG: Bau, Gebäudereinigung, Gastronomie, Speditionen, Messebau u. a.
Ratgeber lesenAufbewahrung & Revisionssicherheit (§ 16 Abs. 2 ArbZG, § 17 MiLoG, DSGVO)
Arbeitszeitdaten mindestens 2 Jahre ab Jahresende manipulationssicher aufbewahren; Korrekturen mit Änderungshistorie protokollieren; Einsichtsrecht der Beschäftigten; Export für Zoll und Gewerbeaufsicht; rollenbasierte Zugriffskontrolle.
Gilt für: Alle Arbeitgeber – unabhängig von der Form der Erfassung
Ratgeber lesenReferentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes (§ 16 ArbZG-E)
Elektronische, taggleiche Erfassung von Beginn, Ende und Dauer; Delegation an Beschäftigte; Ausnahme für Betriebe bis 10 Beschäftigte; Tariföffnung; gestaffelte Übergangsfristen. Noch nicht verabschiedet.
Gilt für: Alle Arbeitgeber – Kleinbetriebe von der elektronischen Form befreit
Ratgeber lesenWer muss was erfassen? Schnellübersicht
Die Pflicht trifft praktisch jeden Betrieb mit Arbeitnehmern. Unterschiede gibt es nur bei Frist, Form und Rechtsgrundlage.
| Betrieb / Situation | Erfassungspflicht? | Rechtsgrundlage & Besonderheit |
|---|---|---|
| Handwerksbetrieb mit Gesellen (z. B. Elektro, SHK, Kfz) | Ja – Beginn, Ende, Dauer täglich | BAG 2022 / ArbSchG; bei Baubezug zusätzlich § 17 MiLoG (7-Tage-Frist) |
| Betrieb mit Minijobbern | Ja – innerhalb von 7 Tagen, 2 Jahre aufbewahren | § 17 MiLoG – unabhängig von der Branche |
| Gebäudereinigung, Gastronomie, Bau, Spedition, Messebau | Ja – innerhalb von 7 Tagen | § 17 MiLoG i. V. m. § 2a SchwarzArbG |
| Büro / Dienstleister mit Vertrauensarbeitszeit | Ja – Erfassung durch die Beschäftigten selbst | BAG 2022; Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich, entbindet aber nicht von der Erfassung |
| Homeoffice / mobile Arbeit | Ja – wie im Betrieb | BAG 2022; App oder Browser-Eingabe statt Terminal |
| Leitende Angestellte (§ 18 ArbZG), Chefärzte | Nein (Ausnahme vom ArbZG) | Ausnahme eng auszulegen – Details im Ratgeber „Ausnahmen“ |
| Einzelunternehmer ohne Arbeitnehmer | Nein | Keine Arbeitnehmer, kein Arbeitsschutzrecht – Erfassung freiwillig (Nachkalkulation) |
| Kleinbetrieb bis 10 Beschäftigte | Ja – Form frei (Papier erlaubt) | Erfassungspflicht gilt; nach dem Entwurf dauerhaft von der elektronischen Form befreit |
Allgemeine Informationen, keine Rechtsberatung. Verbindlich ist der Gesetzestext bzw. die jeweilige Rechtsprechung; Details zu Ausnahmen im Ratgeber Zeiterfassung Pflicht: Ausnahmen.
Zeitleiste: Vom EuGH-Urteil zur elektronischen Zeiterfassung
- 2015Mindestlohngesetz tritt in KraftDokumentationspflicht (§ 17 MiLoG) für Minijobs und bestimmte Branchen
- 14.05.2019EuGH-Urteil „CCOO“Pflicht zu einem objektiven, verlässlichen Zeiterfassungssystem in der EU
- 13.09.2022BAG-Beschluss 1 ABR 22/21Arbeitszeiterfassung ist in Deutschland für alle Arbeitgeber Pflicht
- April 2023Erster Referentenentwurf des BMASElektronische, taggleiche Erfassung geplant – nicht verabschiedet
- April 2025Koalitionsvertrag„Unbürokratische“ elektronische Zeiterfassung, Vertrauensarbeitszeit, Übergangsregeln für KMU angekündigt
- Juni 2026Neuer Referentenentwurf (§ 16 ArbZG-E)Elektronische Pflicht, Ausnahme bis 10 Beschäftigte, Tariföffnung, gestaffelte Fristen – im Verfahren
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