Urlaubsanspruch berechnen: Formel, Teilzeit, Eintritt im Jahr und Resturlaub – mit Beispielen
Wie viel Urlaub steht einem Mitarbeiter zu, der im Mai anfängt? Was gilt bei 4-Tage-Woche oder Teilzeit? Und wann verfällt Resturlaub? Die wichtigsten Regeln und Formeln aus dem Bundesurlaubsgesetz – mit Beispielen aus dem Handwerk.
Der Urlaubsanspruch klingt einfach – „30 Tage im Jahr" – wird aber kompliziert, sobald jemand mitten im Jahr anfängt, Teilzeit arbeitet oder Resturlaub ins nächste Jahr mitnehmen will. Die Grundlage ist das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG); Tarifverträge und Arbeitsverträge können mehr gewähren, aber nie weniger.
Der gesetzliche Mindesturlaub
Nach § 3 BUrlG beträgt der Mindesturlaub 24 Werktage bei einer 6-Tage-Woche. Werktage sind alle Tage außer Sonn- und Feiertagen – also auch der Samstag. Bei der im Handwerk üblichen 5-Tage-Woche entspricht das 20 Arbeitstagen. Alles darüber (z. B. 28 oder 30 Tage) ist vertraglicher Zusatzurlaub, für den teilweise andere Regeln zum Verfall gelten können.
Die Formel für Teilzeit und andere Arbeitswochen
Urlaubstage = Urlaubstage bei Vollzeit × (Arbeitstage pro Woche des Mitarbeiters ÷ Arbeitstage pro Woche im Betrieb). Entscheidend ist die Anzahl der Arbeitstage, nicht die Stundenzahl!
| Modell | Rechnung | Urlaubstage |
|---|---|---|
| Vollzeit, 5 Tage/Woche, 30 Tage Urlaub | 30 × 5/5 | 30 Tage |
| 4-Tage-Woche (z. B. Mo–Do), 30 Tage Vollzeit-Basis | 30 × 4/5 | 24 Tage |
| Teilzeit 3 Tage/Woche | 30 × 3/5 | 18 Tage |
| Teilzeit 5 Tage/Woche mit je 4 Stunden | 30 × 5/5 | 30 Tage (kürzere Tage, gleiche Anzahl) |
| Minijob, 2 Tage/Woche | 30 × 2/5 | 12 Tage |
Ein Mitarbeiter, der an fünf Tagen je vier Stunden arbeitet, hat also genauso viele Urlaubstage wie ein Vollzeitbeschäftigter – seine Urlaubstage sind nur kürzer. Wer dagegen nur an drei Tagen arbeitet, braucht für eine freie Woche nur drei Urlaubstage und bekommt entsprechend weniger.
Eintritt oder Austritt im laufenden Jahr
Der volle Urlaubsanspruch entsteht erst nach sechs Monaten Betriebszugehörigkeit (Wartezeit, § 4 BUrlG). Vorher und in bestimmten Austrittsfällen gilt der Teilurlaub: ein Zwölftel des Jahresurlaubs für jeden vollen Monat des Arbeitsverhältnisses (§ 5 BUrlG).
| Situation | Regel | Beispiel bei 30 Tagen Jahresurlaub |
|---|---|---|
| Eintritt 1. Mai, Jahr endet im Betrieb | Wartezeit endet 31.10. → voller Jahresurlaub | 30 Tage (kein Kürzen, wenn Eintritt in der 1. Jahreshälfte und Wartezeit im Jahr erfüllt) |
| Eintritt 1. September | Wartezeit nicht im Jahr erfüllt → 1/12 je vollen Monat | 4 Monate × 2,5 = 10 Tage |
| Austritt 30. Juni (1. Jahreshälfte) | 1/12 je vollen Monat | 6 × 2,5 = 15 Tage |
| Austritt 30. September (2. Jahreshälfte), Wartezeit erfüllt | voller Jahresurlaub; Tarifvertrag kann Zwölftelung erlauben | 30 Tage (ggf. anteilig laut Tarif) |
Bruchteile von mindestens einem halben Tag werden auf volle Tage aufgerundet (§ 5 Abs. 2 BUrlG). Kleinere Bruchteile bleiben als halbe Tage bestehen oder werden – je nach Vertrag – ebenfalls gerundet.
Resturlaub, Übertragung und Verfall
- Urlaub ist im laufenden Kalenderjahr zu nehmen. Eine Übertragung ins nächste Jahr ist nur aus dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen zulässig – dann muss der Urlaub bis zum 31. März genommen werden (§ 7 Abs. 3 BUrlG).
- Seit den EuGH-/BAG-Urteilen 2018/2019 verfällt Urlaub nur, wenn der Arbeitgeber den Mitarbeiter rechtzeitig und konkret auf den Resturlaub und den drohenden Verfall hingewiesen hat. Ohne Hinweis bleibt der Urlaub bestehen.
- Bei Langzeiterkrankung verfällt Urlaub spätestens 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres.
- Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses wird nicht genommener Urlaub ausgezahlt (Urlaubsabgeltung).
Praxis-Tipp: Informiere jeden Mitarbeiter spätestens im Oktober schriftlich über seinen Resturlaub und den Verfall zum Jahresende bzw. 31. März. In worktrackr sieht jeder Mitarbeiter seinen Anspruch, genommene Tage und Resturlaub live in der App – der Admin alle Konten im Dashboard. Der Urlaubsanspruch wird zentral als Firmenstandard hinterlegt und kann je Mitarbeiter angepasst werden.
Was zählt als Urlaubstag – und was nicht?
- Nur Arbeitstage werden vom Urlaubskonto abgezogen. Fällt ein Feiertag in den Urlaub, kostet er keinen Urlaubstag.
- Wird der Mitarbeiter im Urlaub krank und legt ein Attest vor, werden diese Tage nicht angerechnet (§ 9 BUrlG).
- Halbe Urlaubstage sind gesetzlich nicht vorgesehen, aber üblich und zulässig, wenn beide Seiten einverstanden sind.
- Betriebsferien (z. B. zwischen Weihnachten und Neujahr) dürfen angeordnet werden, sollten aber nicht den gesamten Jahresurlaub aufbrauchen.
Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Tarifverträge im Handwerk (z. B. Bau, SHK, Elektro, Gebäudereinigung) enthalten häufig eigene Urlaubsregeln – prüfe sie oder frage deine Handwerkskammer.
Häufige Fragen
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