Muss die Zeiterfassung minutengenau sein?

Ein ausdrückliches Gesetz dazu gibt es nicht, aber Beginn und Ende werden in der Praxis auf die Minute erfasst. Rundungen sind nur zulässig, wenn sie transparent sind und nicht systematisch zu Lasten der Mitarbeiter gehen.

Ist Zeiterfassung in Excel erlaubt?

Derzeit ja, wenn die Einträge zeitnah, vollständig und nachvollziehbar sind. Der Referentenentwurf 2026 sieht künftig die elektronische Erfassung als Regel vor – Excel bliebe nur für Betriebe bis zehn Beschäftigte und tarifliche Ausnahmen zulässig.

Darf der Arbeitgeber die Zeiterfassung per App anordnen?

Ja, im Rahmen seines Weisungsrechts – er ist sogar verpflichtet, ein System einzuführen. Bei einem Betriebsrat ist dieser nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG zu beteiligen. Die Nutzung des privaten Smartphones kann nicht erzwungen werden; dann muss der Betrieb ein Gerät oder eine Alternative stellen.

Darf die Zeiterfassung den Standort erfassen?

Eine dauerhafte GPS-Ortung ist für die Zeiterfassung nicht erforderlich und in der Regel unzulässig. Punktuelle Standortdaten sind nur mit konkretem Zweck, Transparenz und ohne Bewegungsprofil denkbar.

Dürfen Mitarbeiter ihre Zeiten selbst eintragen?

Ja. Die Selbstaufzeichnung ist erlaubt; der Arbeitgeber muss sie kontrollieren und bleibt für Vollständigkeit und Richtigkeit verantwortlich.

Recht & Pflichten

Wie muss die Arbeitszeit erfasst werden? Anforderungen, Regeln und was erlaubt ist

Q: Wie muss die Arbeitszeit erfasst werden?

Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit müssen in einem objektiven, verlässlichen und zugänglichen System festgehalten werden – am Arbeitstag selbst, mit Pausen und Fahrzeiten. Die Form (App, Terminal, derzeit auch Papier) ist frei, solange diese Anforderungen erfüllt sind.

Dass Arbeitszeit erfasst werden muss, ist geklärt. Aber wie? Reicht Excel, muss es minutengenau sein, darf gerundet werden, darf der Chef den Standort sehen? Hier die konkreten Anforderungen an ein zulässiges Zeiterfassungssystem – und die Regeln, was erlaubt ist und was nicht.

8 Min. Lesezeit Aktualisiert am 12. September 2026von der worktrackr Redaktion

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung steht fest. Wie die Erfassung konkret aussehen muss, regelt das Gesetz bislang nur in Grundzügen – die Details kommen aus der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs (2019) und des Bundesarbeitsgerichts (2022) sowie aus dem Referentenentwurf zum Arbeitszeitgesetz von 2026. Dieser Ratgeber übersetzt die juristischen Anforderungen in klare Regeln für den Betrieb.

Die Anforderungen im Überblick

Der EuGH verlangt ein System, das objektiv, verlässlich und zugänglich ist. Das BAG hat das für Deutschland übernommen. Konkret bedeutet das:

Anforderung	Was heißt das?	Erfüllt z. B. durch
Objektiv	Die Zeit wird nicht geschätzt oder frei eingetragen, sondern nachprüfbar festgehalten	Serverzeit beim Start/Stopp, Terminal-Stempel, zeitnaher Eintrag mit Zeitstempel
Verlässlich	Aufzeichnungen sind vollständig, nicht nachträglich unbemerkt änderbar	Änderungsprotokoll (Audit-Log), Freigabe durch Vorgesetzte, revisionssichere Speicherung
Zugänglich	Mitarbeiter, Arbeitgeber und Behörden können die Daten einsehen	Selbstauskunft in der App, Export als PDF/CSV, Aufbewahrung mind. 2 Jahre
Inhalt	Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit inkl. Pausen	Tagesgenaue Buchungen, nicht nur Monatssummen
Zeitnah	Erfassung am Arbeitstag selbst; bei MiLoG-Branchen spätestens nach 7 Tagen	Live-Erfassung per Start/Stopp, Nachtrag nur mit Protokoll
Delegierbar	Arbeitgeber darf die Erfassung an Mitarbeiter übertragen, bleibt aber verantwortlich	Selbstaufzeichnung per App, regelmäßige Kontrolle durch den Betrieb

Wie genau muss die Zeiterfassung sein? Minutengenau oder gerundet

Ein „Gesetz zur minutengenauen Zeiterfassung“ gibt es nicht – weder 2024 noch heute. Das Gesetz spricht von Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit; in der Praxis bedeutet das eine Erfassung auf die Minute, weil nur so Höchstarbeitszeit, Pausen und Ruhezeiten geprüft werden können. Digitale Systeme liefern das automatisch.

Rundungsregeln (z. B. auf 5 oder 15 Minuten) sind nicht generell verboten, aber nur dann zulässig, wenn sie nicht systematisch zu Lasten der Mitarbeiter gehen. Wer den Arbeitsbeginn stets auf die nächste Viertelstunde aufrundet und das Ende abrundet, kürzt unzulässig Lohn – Arbeitsgerichte haben solche Praktiken wiederholt kassiert. Erlaubt ist eine kaufmännische Rundung in beide Richtungen oder eine Regelung in Betriebsvereinbarung bzw. Arbeitsvertrag, die transparent ist und im Durchschnitt neutral wirkt. Am sichersten fährt, wer minutengenau erfasst und gar nicht rundet.

worktrackr erfasst sekundengenau auf Serverzeit und weist Stunden minutengenau aus. Rundungen finden nicht statt – Soll/Ist, Überstunden und Stundenzettel basieren auf den tatsächlichen Zeiten.

Was ist erlaubt – und was nicht?

Methode / Praxis	Erlaubt?	Hinweis
Zeiterfassungs-App auf dem Smartphone	Ja	Auch auf dem privaten Handy zulässig, wenn der Mitarbeiter einverstanden ist oder der Betrieb ein Gerät stellt; keine Standortpflicht
Terminal / Stempeluhr im Betrieb	Ja	Für Außendienst und Baustellen unpraktisch – Fahrten und Einsätze vor Ort fehlen
Excel-Tabelle / Papier-Stundenzettel	Derzeit ja	Nur wenn zeitnah und vollständig geführt; künftig nach Entwurf nur noch für Betriebe bis 10 Beschäftigte und tarifliche Ausnahmen
Selbstaufzeichnung durch Mitarbeiter	Ja	Arbeitgeber muss kontrollieren und für Vollständigkeit sorgen
Pauschaler Pausenabzug	Ja, mit Grenzen	Nur wenn die Pause tatsächlich gewährt wird; bei mehr als 9 Stunden 45 Minuten – siehe Pausenregelung
Rundung zu Lasten des Mitarbeiters	Nein	Systematische Kürzung ist Lohnvorenthaltung
Nachträgliche Änderungen ohne Protokoll	Nein	Verstößt gegen „verlässlich“; Änderungen mit Bearbeiter, Datum, Grund dokumentieren
Dauerhafte GPS-Ortung	In der Regel nein	Für die Zeiterfassung nicht erforderlich; Verstoß gegen Datenminimierung – siehe Datenschutz-Ratgeber
Biometrische Terminals (Fingerabdruck)	Nur mit Einwilligung	Biometrische Daten sind besonders geschützt; Mitarbeiter dürfen die Nutzung verweigern (LAG Berlin-Brandenburg 2020)
Videoüberwachung zur Zeiterfassung	Nein	Unverhältnismäßig
Vertrauensarbeitszeit ohne Aufzeichnung	Nein	Auch hier müssen Beginn, Ende, Dauer festgehalten werden

Darf der Arbeitgeber die Zeiterfassung anordnen?

Ja. Die Einführung eines Zeiterfassungssystems fällt unter das Weisungsrecht des Arbeitgebers (§ 106 GewO) – er ist sogar gesetzlich dazu verpflichtet. Mitarbeiter müssen mitwirken, also ein- und ausstempeln bzw. ihre Zeiten eintragen. Wer Zeiten bewusst falsch erfasst, begeht Arbeitszeitbetrug; das kann eine fristlose Kündigung rechtfertigen. Gibt es einen Betriebsrat, ist er bei der Einführung technischer Systeme nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG zu beteiligen.

Regeln für die Praxis: So erfasst du richtig

1Jeden Tag Beginn und Ende erfassen – nicht nur die Stundenzahl. Bei mehreren Einsätzen je Einsatz.
2Pausen kenntlich machen, entweder als Buchung oder als hinterlegter Abzug im Wochenplan.
3Fahrzeiten im Auftrag des Betriebs als Arbeitszeit erfassen – idealerweise getrennt von der Arbeit vor Ort.
4[Sollzeit](/ratgeber/ueberstunden-berechnen#was-ist-die-sollzeit) je Wochentag hinterlegen, damit Überstunden und Minusstunden automatisch sichtbar werden.
5Korrekturen protokollieren mit Bearbeiter, Zeitpunkt und Grund.
6Mitarbeitern Einsicht geben – sie haben ein Auskunftsrecht und sehen so Fehler früh.
7Zwei Jahre aufbewahren (ArbZG, MiLoG), exportierbar für Prüfungen als PDF/CSV.
8Datenschutz beachten: nur erforderliche Daten, Rollen und Rechte, AV-Vertrag mit dem Anbieter – siehe Zeiterfassung und Datenschutz.

Checkliste: Erfüllt mein System die Anforderungen?

Erfasst Beginn, Ende und Dauer je Tag – nicht nur Monatssummen
Zeitquelle ist objektiv (Serverzeit oder Terminal), nicht die frei verstellbare Geräteuhr
Änderungen sind protokolliert und nachvollziehbar
Erfassung erfolgt zeitnah – am Arbeitstag, spätestens nach 7 Tagen (MiLoG)
Mitarbeiter können ihre eigenen Zeiten einsehen
Pausen und Fahrzeiten werden abgebildet
Keine Rundung zu Lasten der Mitarbeiter
Export für Behörden, Lohnbüro und Steuerberater möglich
Aufbewahrung mindestens zwei Jahre

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Weiterführende Ratgeber

Arbeitszeiterfassung Pflicht 2026 – Gesetzliche Grundlagen und Zeitleiste.
Ausnahmen & Kleinbetriebe – Wer nicht erfassen muss.
Pausenregelung im Handwerk – Gesetzliche Pausen und Dokumentation.
Digitaler Stundenzettel statt Excel – Umstieg in einer Woche.

Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Rundungsregeln, Betriebsvereinbarungen und Datenschutzfragen sollten im Einzelfall mit einem Fachanwalt oder Datenschutzbeauftragten geklärt werden.

Häufige Fragen

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