Minijob und Zeiterfassung: Was das Mindestlohngesetz verlangt – 7-Tage-Frist, Stundengrenze, Aufbewahrung

Rund sieben Millionen Menschen in Deutschland arbeiten im Minijob – in Gastronomie, Handel, Praxen, Reinigung, Handwerk und Privathaushalten. Für sie gilt seit 2015 eine gesetzlich ausdrücklich geregelte Zeiterfassungspflicht, die strenger ist als für die meisten anderen Beschäftigten: § 17 Mindestlohngesetz (MiLoG). Wer sie ignoriert, riskiert Bußgelder bis 30.000 Euro und Nachforderungen der Sozialversicherung. Dieser Ratgeber erklärt die Regeln kompakt.

Was verlangt § 17 MiLoG?

Arbeitgeber müssen für geringfügig Beschäftigte (Minijobber nach § 8 Abs. 1 SGB IV, ausgenommen Privathaushalte) sowie für Beschäftigte in den Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzeichnen – und zwar spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Arbeitstag folgenden Kalendertages. Die Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren, beginnend mit dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt.

Warum ist die Pflicht für Minijobs so streng?

Weil die Verdienstgrenze des Minijobs direkt an den Mindestlohn gekoppelt ist. Seit 2022 entspricht die Geringfügigkeitsgrenze einem Monatslohn von 10 Wochenstunden zum Mindestlohn (§ 8 Abs. 1a SGB IV). Steigt der Mindestlohn, steigt die Grenze – die maximal mögliche Stundenzahl bleibt bei rund 43 Stunden im Monat. Wer mehr Stunden arbeitet, als zum Mindestlohn in die Grenze passen, wird entweder unter Mindestlohn bezahlt oder überschreitet die Grenze – beides ist ein Verstoß. Die Zeiterfassung ist das einzige Mittel, das zu kontrollieren. Genau deshalb prüft der Zoll (Finanzkontrolle Schwarzarbeit) Minijob-Stundenzettel besonders aufmerksam.

Typische Fehler bei Minijobbern

• Pauschale Stunden im Vertrag, keine Aufzeichnung: „40 Stunden im Monat“ im Vertrag ersetzt nicht die tägliche Aufzeichnung mit Beginn und Ende.
• Zettel am Monatsende: Die 7-Tage-Frist ist dann längst verstrichen – formal ein Verstoß, auch wenn die Summe stimmt.
• Einspringen ohne Erfassung: Die zusätzliche Samstagsschicht wird „bar“ oder gar nicht abgerechnet – Schwarzarbeit mit erheblichen Folgen.
• Keine Pausen dokumentiert: Bei mehr als 6 Stunden Arbeit sind 30 Minuten Pause Pflicht und müssen erkennbar sein.
• Aufzeichnungen nach dem Austritt gelöscht: Die Zwei-Jahres-Frist läuft weiter, auch wenn die Aushilfe nicht mehr im Betrieb ist.

Welche Bußgelder drohen?

Fehlende, unvollständige oder verspätete Aufzeichnungen sind eine Ordnungswidrigkeit nach § 21 Abs. 1 Nr. 7 MiLoG mit Bußgeld bis zu 30.000 Euro. Wird dadurch der Mindestlohn unterschritten, drohen bis zu 500.000 Euro, Nachzahlung von Lohn und Sozialabgaben (bis zu vier Jahre rückwirkend, bei Vorsatz 30 Jahre) sowie der Ausschluss von öffentlichen Aufträgen. Hinzu kommt: Ohne Aufzeichnungen kann der Betrieb im Streit mit der Aushilfe die behauptete Stundenzahl kaum widerlegen.

Minijob-Zeiterfassung einfach umsetzen

1. 1Jeden Minijobber als eigenen Nutzer anlegen – auch wenn er nur zwei Tage pro Woche kommt.
2. 2Erfassung taggleich: Start/Stopp am Handy der Aushilfe oder am gemeinsamen Tablet im Betrieb.
3. 3Nachtragen nur innerhalb von 7 Tagen erlauben, ältere Korrekturen durch den Admin mit Protokoll.
4. 4Monatsstunden je Aushilfe im Blick behalten – vor Überschreiten der Grenze umplanen.
5. 5Nachweise monatlich exportieren und zwei Jahre aufbewahren, auch nach Austritt.