Arbeitszeiten speichern: Revisionssicherheit, Aufbewahrungsfrist und Einsichtsrecht – was 2026 gilt

Seit dem BAG-Beschluss vom 13. September 2022 ist die Erfassung der Arbeitszeit für alle Arbeitgeber Pflicht. Die aktuellen Berichte und der Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums (BMAS) aus dem Jahr 2026 verschieben den Schwerpunkt jedoch: Geprüft wird zunehmend nicht nur, ob erfasst wird, sondern wie die Daten gespeichert werden – manipulationssicher, vollständig, mit nachvollziehbarer Änderungshistorie und jederzeit abrufbar. Dieser Ratgeber erklärt, welche Anforderungen an die Speicherung von Arbeitszeitdaten heute gelten, was „revisionssicher“ praktisch bedeutet und woran Stundenzettel aus Papier und Excel-Tabellen scheitern.

Kurzüberblick: Diese fünf Regeln gelten für die Speicherung

Aufbewahrungsfrist: Wie lange müssen Arbeitszeitdaten gespeichert werden?

Das Arbeitszeitgesetz verlangt in § 16 Abs. 2, dass Aufzeichnungen über die werktägliche Arbeitszeit von mehr als acht Stunden sowie über Sonn- und Feiertagsarbeit mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Das Mindestlohngesetz (§ 17 Abs. 2 MiLoG) schreibt für Minijobber und Branchen nach § 2a SchwarzArbG (Bau, Gebäudereinigung, Gastronomie, Speditionen u. a.) ebenfalls zwei Jahre vor – hier aber für alle Arbeitszeiten, nicht nur für Mehrarbeit. Der Referentenentwurf 2026 überträgt diese Zwei-Jahres-Frist auf die neue elektronische Erfassung aller Beschäftigten.

Wichtig für die Praxis: Die Frist läuft nicht ab dem Tag der Aufzeichnung, sondern ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Eintrag entstanden ist. Ein Stundenzettel vom 3. Januar 2026 muss also bis zum 31. Dezember 2028 vorliegen. Wer Zeiten löscht, sobald der Lohn abgerechnet ist, verstößt bereits gegen das Gesetz.

Revisionssicherheit: Was bedeutet „manipulationssicher“ konkret?

Der Begriff stammt aus dem Steuerrecht (GoBD) und beschreibt eine Aufbewahrung, bei der Daten vollständig, unveränderbar, nachvollziehbar und jederzeit verfügbar sind. Für Arbeitszeiten verlangt bereits das BAG-Urteil ein „objektives und verlässliches“ System; der Referentenentwurf 2026 formuliert, dass die elektronische Aufzeichnung so zu gestalten ist, dass nachträgliche Änderungen erkennbar bleiben. In der Praxis lassen sich daraus fünf Prüfkriterien ableiten:

1. 1Objektive Zeitquelle: Die Uhrzeit kommt vom Server, nicht von der frei einstellbaren Uhr des Smartphones oder PCs.
2. 2Unveränderbarkeit des Originals: Ein einmal gespeicherter Zeitstempel wird nicht überschrieben. Korrekturen erzeugen einen neuen Eintrag, der alte bleibt im Protokoll erhalten.
3. 3Änderungshistorie (Audit-Log): Zu jeder Korrektur sind sichtbar: wer hat geändert, wann, von welchem Wert auf welchen und warum.
4. 4Rollen und Berechtigungen: Mitarbeitende ändern nur eigene Zeiten (und auch das nur im erlaubten Rahmen); Admins korrigieren mit Begründung; niemand kann das Protokoll selbst löschen.
5. 5Vollständigkeit und Exportierbarkeit: Für jeden Mitarbeitenden und jeden Tag ist ein Nachweis abrufbar – als PDF-Stundenzettel oder CSV, auch rückwirkend für zwei Jahre.

Ein „stilles Schönen“ von Arbeitszeiten – etwa das nachträgliche Kürzen von Überstunden ohne Spur – ist damit digital ausgeschlossen. Das schützt nicht nur Beschäftigte, sondern auch den Betrieb: Im Prozess um Überstunden gilt seit dem BAG-Urteil vom 4. Mai 2022 (5 AZR 359/21), dass der Arbeitnehmer seine Mehrarbeit darlegen muss – der Arbeitgeber kann mit einer lückenlosen, unveränderten Aufzeichnung widerlegen, was nicht gearbeitet wurde.

Taggleiche Erfassung: Warum die Speicherung sofort erfolgen muss

Der Referentenentwurf sieht vor, dass Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit – einschließlich Pausen und Überstunden – noch am selben Kalendertag elektronisch aufgezeichnet werden. Das nachträgliche Eintragen der ganzen Woche am Samstag wäre damit nicht mehr zulässig. Für Minijobber und MiLoG-Branchen gilt bereits heute eine Frist von sieben Tagen. Nur über Tarifverträge oder darauf gestützte Betriebsvereinbarungen soll eine spätere Erfassung (bis zu sieben Tage) möglich bleiben.

Für die Speicherung heißt das: Das System muss die Zeit im Moment des Geschehens festhalten – per Start/Stopp am Smartphone auf der Baustelle, am Terminal oder im Browser. Ein Papierzettel, der abends aus dem Gedächtnis ausgefüllt wird, ist weder taggleich im Sinne des Entwurfs noch objektiv im Sinne des BAG. Wie die Erfassung inhaltlich aussehen muss, zeigt der Ratgeber Wie muss die Arbeitszeit erfasst werden?.

Einsichtsrecht: Beschäftigte dürfen ihre Zeiten jederzeit sehen

Das EuGH-Urteil von 2019 verlangt ein „zugängliches“ System, der Referentenentwurf 2026 schreibt ausdrücklich fest, dass Beschäftigte auf Verlangen über die aufgezeichnete Arbeitszeit informiert werden und eine Kopie der Aufzeichnungen erhalten müssen. Unabhängig davon besteht nach Art. 15 DSGVO ein Auskunftsrecht über alle gespeicherten personenbezogenen Daten – also auch über Arbeitszeiten, Korrekturen und wer sie vorgenommen hat.

• Mitarbeitende sollten ihre eigenen Tages- und Monatsübersichten selbst aufrufen können – ohne Anfrage im Büro.
• Ein Export des eigenen Stundenzettels (PDF) erfüllt das Recht auf Kopie.
• Korrekturen durch den Arbeitgeber müssen für den Betroffenen sichtbar sein – idealerweise mit Begründung.
• Der Betriebsrat hat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bei Einführung und Ausgestaltung des Systems mitzubestimmen und ein eigenes Einsichtsrecht in anonymisierte bzw. aggregierte Auswertungen.

Prüfung durch Behörden: Zoll und Gewerbeaufsicht

Zwei Behörden kontrollieren Arbeitszeitaufzeichnungen: Die Gewerbeaufsicht bzw. das Amt für Arbeitsschutz der Länder prüft nach § 17 ArbZG die Einhaltung von Höchstarbeits- und Ruhezeiten; die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) des Zolls prüft nach dem Mindestlohngesetz und dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz – vor allem auf Baustellen, in der Gastronomie und in der Gebäudereinigung. Beide können verlangen, dass Aufzeichnungen unverzüglich vorgelegt werden, teils direkt vor Ort.

Die Daten müssen deshalb zentral gespeichert und je Mitarbeiter und Tag exportierbar sein. Zettelsammlungen im Firmenwagen oder Excel-Dateien auf dem Laptop des Poliers erfüllen das nicht. Ein Prüfer erwartet in der Regel: Name, Datum, Beginn, Ende, Pausen, Dauer, ggf. Einsatzort – für einen frei wählbaren Zeitraum innerhalb der letzten zwei Jahre. Details zu den Zollkontrollen im Handwerk finden Sie im Ratgeber Arbeitszeiterfassung im Handwerk.

DSGVO: Zugriffskontrolle und Zweckbindung

Arbeitszeiten sind personenbezogene Daten. Ihre Verarbeitung ist nach § 26 BDSG und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zulässig, weil der Arbeitgeber gesetzlich zur Erfassung verpflichtet ist – aber nur für diesen Zweck. Die Zeiterfassung darf nicht zur lückenlosen Verhaltens- oder Leistungsüberwachung zweckentfremdet werden; eine dauerhafte GPS-Ortung etwa ist unzulässig (mehr dazu im Ratgeber Zeiterfassung und Datenschutz).

• Zugriffsrollen: Mitarbeitende sehen nur eigene Daten, Filialleiter nur ihre Filiale, Admins die Firma – nie firmenübergreifend.
• Verschlüsselung: Übertragung per TLS, Speicherung in der EU, Zugang nur mit persönlichen Zugangsdaten, idealerweise mit Zwei-Faktor-Anmeldung oder Passkey.
• Protokollierung von Zugriffen und Änderungen: nicht nur Pflicht aus der Revisionssicherheit, sondern auch Nachweis nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO (Rechenschaftspflicht).
• Löschkonzept: nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen werden Daten gelöscht oder anonymisiert.
• Auftragsverarbeitung: Bei Nutzung einer Cloud-Software ist ein AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO abzuschließen.

Papier, Excel oder App: Was erfüllt die Anforderungen?

Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten dürfen nach dem Entwurf dauerhaft analog aufzeichnen – von der Pflicht zur zweijährigen, vollständigen Aufbewahrung und vom Einsichtsrecht befreit sie das aber nicht. Auch für sie ist eine digitale Lösung in der Regel der einfachere Weg, die Nachweise zu sichern. Welche Erleichterungen für Kleinbetriebe wirklich gelten, erklärt der Ratgeber Zeiterfassung Pflicht: Ausnahmen & Kleinbetriebe.

Checkliste: Ist meine Zeiterfassung revisionssicher?

1. 1Werden Beginn, Ende, Pausen und Dauer am selben Tag mit objektiver Uhrzeit erfasst?
2. 2Bleibt der ursprüngliche Eintrag bei jeder Korrektur erhalten – mit Bearbeiter, Zeitpunkt, altem und neuem Wert sowie Grund?
3. 3Können Mitarbeitende das Protokoll oder fremde Zeiten nicht verändern oder löschen?
4. 4Sind alle Nachweise der letzten zwei Jahre ab Jahresende jederzeit abrufbar?
5. 5Kann jeder Beschäftigte seine eigenen Zeiten selbst einsehen und als Kopie (PDF) erhalten?
6. 6Lässt sich für jeden Mitarbeiter und jeden Zeitraum ein Export für Zoll oder Gewerbeaufsicht erzeugen – innerhalb von Minuten?
7. 7Sind Zugriffe rollenbasiert geregelt, die Daten in der EU gespeichert und ein AV-Vertrag geschlossen?
8. 8Gibt es ein Löschkonzept für die Zeit nach Ablauf der Fristen?

Bußgelder und Sanktionen bei Verstößen

Fehlende, unvollständige oder nicht aufbewahrte Aufzeichnungen sind Ordnungswidrigkeiten. Nach § 22 Abs. 1 Nr. 9 ArbZG drohen Bußgelder bis 30.000 €, nach § 21 Abs. 1 Nr. 7 und 8 MiLoG ebenfalls bis 30.000 € – je Verstoß. Werden Höchstarbeitszeiten vorsätzlich oder beharrlich überschritten, kann § 23 ArbZG sogar eine Straftat begründen. Hinzu kommen Nachforderungen von Sozialabgaben, wenn der Zoll Stunden nicht belegt sieht, sowie Beweisnachteile im Streit um Überstunden. Der Referentenentwurf 2026 behält die Bußgeldrahmen bei und ergänzt Tatbestände für die fehlende elektronische Form nach Ablauf der Übergangsfristen.

Übergangsfristen: Wann gilt die neue Speicherpflicht?

Die Pflicht zur Erfassung und zweijährigen Aufbewahrung gilt bereits heute. Für die elektronische Form sieht der Entwurf gestaffelte Fristen nach Inkrafttreten vor: ein Jahr für Unternehmen ab 250 Beschäftigten, zwei Jahre für Betriebe bis 250, und eine dauerhafte Ausnahme für Betriebe bis zehn Beschäftigte. Da das Gesetz noch im parlamentarischen Verfahren ist (Stand Oktober 2026), können sich Zahlen noch ändern. Wer schon jetzt digital und revisionssicher speichert, ist in jedem Fall vorbereitet – alle Details zum Entwurf im Ratgeber Elektronische Zeiterfassung wird Pflicht.