Question 1

Ist worktrackr wirklich kostenlos?

Accepted Answer

Ja. Mit bis zu 5 Nutzern – zum Beispiel Chef plus vier Mitarbeiter – nutzt ihr worktrackr dauerhaft kostenlos und mit vollem Funktionsumfang: Stempeluhr und Eingabemaske, Admin-Dashboard mit Live-Übersicht, Überstundenkonto, Urlaub und Krankheit, Projekte, PDF- und CSV-Exporte. Keine Kreditkarte, kein Zeitlimit. Erst ab dem 6. Nutzer wechselt ihr auf Pro und bezahlt nur die zusätzlichen Nutzer – die ersten 5 bleiben kostenlos.

Question 2

Was kostet der Pro-Tarif?

Accepted Answer

Der Pro-Tarif kostet 3,90 € pro zusätzlichem Nutzer und Monat (inkl. MwSt.) – die ersten 5 Nutzer jeder Firma bleiben immer kostenlos. Beispiel: 8 Nutzer = 3 × 3,90 € = 11,70 € (die ersten 5 Nutzer kostenlos). Im Jahres-Abo zahlst du nur 10 statt 12 Monate (2 Monate gratis). Free und Pro haben denselben Funktionsumfang; Pro hebt nur die Nutzergrenze auf. Eine gesonderte Testphase gibt es nicht – mit bis zu 5 Nutzern testest du ohne Zeitlimit kostenlos.

Question 3

Gibt es eine Zeiterfassung Software kostenlos – ohne versteckte Kosten?

Accepted Answer

Ja. worktrackr ist eine Zeiterfassungssoftware, die für bis zu 5 Nutzer dauerhaft kostenlos ist – nicht als Testversion, sondern mit vollem Funktionsumfang: Stempeluhr und Eingabemaske am Handy, Admin-Dashboard, Überstundenkonto, Urlaub, Projekte, PDF-Stundenzettel und CSV-Export. Es gibt keine Einrichtungsgebühr, keine Grundgebühr und keine Kreditkartenpflicht. Erst ab dem 6. Nutzer kostet jeder weitere Nutzer 3,90 € pro Monat.

Question 4

Worin unterscheidet sich eine Zeiterfassungssoftware von einer Zeiterfassung App?

Accepted Answer

Bei worktrackr ist beides dasselbe System: Die Software für Arbeitszeiterfassung läuft im Browser – am PC als Admin-Dashboard für Büro und Chef, am Smartphone als Zeiterfassung App für Mitarbeiter zum Ein- und Ausstempeln, für Pausen, Fahrtzeit, Überstunden und Urlaub. Es muss nichts installiert werden, alle Daten liegen zentral auf Serverzeit und sind sofort in beiden Ansichten sichtbar.

Question 5

Welche Nutzer zählen zu den 5 kostenlosen Plätzen?

Accepted Answer

Alle Konten deiner Firma – Hauptadmin, Filial-Admins und Mitarbeiter, aktive wie deaktivierte. Ein deaktivierter Mitarbeiter belegt seinen Platz weiterhin, weil seine Zeitnachweise gesetzlich aufbewahrt werden müssen (§ 16 ArbZG, § 17 MiLoG). Frei wird ein Platz erst, wenn der Hauptadmin den Mitarbeiter endgültig löscht. Die ersten 5 Plätze sind immer kostenlos – auch im Pro-Tarif.

Question 6

Was passiert, wenn ich den 6. Mitarbeiter anlege?

Accepted Answer

Beim Anlegen des 6. aktiven Nutzers fragt worktrackr den Hauptadmin, ob Pro aktiviert werden soll. Nach Eingabe der Rechnungsadresse und der Zahlungsmethode bei Stripe wird nur dieser eine zusätzliche Sitz berechnet (3,90 € pro Monat, anteilig ab dem Buchungstag). Alle bisherigen Nutzer und Daten bleiben unverändert – es ändert sich nichts außer der Nutzergrenze.

Question 7

Was ist im Admin-Dashboard enthalten?

Accepted Answer

Live-Übersicht aller Mitarbeiter, Kennzahlen und Diagramme, Urlaubs- & Krankheitsverwaltung, Überstunden-Berechnung, Filial-Übersicht mit Soll/Ist-Vergleich, Rollen & Rechte, Projekte mit Materialerfassung, Audit-Log sowie PDF- und CSV-Exporte. Das Dashboard ist in Free und Pro identisch enthalten – auch für Firmen mit bis zu 5 kostenlosen Nutzern.

Question 8

Wie wird Zeitmanipulation verhindert?

Accepted Answer

Alle Start- und Stopp-Zeiten basieren strikt auf der Serverzeit (Europe/Berlin). Eine Verstellung der Geräteuhr hat dadurch keinerlei Auswirkung auf die erfassten Zeiten.

Question 9

Können Monteure Fahrt- und Arbeitszeit getrennt erfassen?

Accepted Answer

Ja. Fahrt- und Arbeitszeit werden getrennt gebucht. Startet ein Monteur am Ziel die Arbeitszeit, wird eine laufende Fahrtzeit automatisch beendet – so überschneiden sich Zeiten nie.

Question 10

Läuft worktrackr auf iPhone und Android?

Accepted Answer

Ja – und es muss nichts installiert werden. worktrackr läuft in jedem modernen Browser auf iOS und Android; die Mitarbeiter öffnen einfach einen Link. Wer möchte, legt sich den Link als Symbol auf den Home-Bildschirm (PWA) – dann startet worktrackr mit einem Tipp im Vollbild wie eine App, ganz ohne App Store oder Download.

Question 11

Wie lade ich neue Mitarbeiter ein?

Accepted Answer

Im Admin-Bereich lädst du Mitarbeiter per E-Mail ein – sie erhalten einen 7 Tage gültigen Link und legen ihr Passwort selbst fest. Zusätzlich kannst du jede Einladung als QR-Code anzeigen: Der Mitarbeiter scannt ihn mit der Handy-Kamera und ist in einer Minute startklar – ideal, wenn jemand keine oder keine dienstliche E-Mail-Adresse hat.

Question 12

Können Mitarbeiter ohne E-Mail-Adresse teilnehmen?

Accepted Answer

Ja. Der Admin zeigt die Einladung als QR-Code an, der Mitarbeiter scannt ihn vor Ort mit dem Handy, legt sein Passwort fest und fügt worktrackr zum Homescreen hinzu. Der Code ist persönlich, 7 Tage gültig und lässt sich jederzeit neu erzeugen.

Question 13

Müssen Mitarbeiter stempeln oder können sie Zeiten auch eintragen?

Accepted Answer

Beides. Jeder Mitarbeiter wählt in der App selbst: die Stempeluhr mit Start/Stopp-Buttons für Arbeit und Fahrt oder die Eingabemaske, in der er Start- und Endzeit seiner Positionen einträgt – vorausgefüllt mit den Arbeitszeiten aus dem Firmen- oder persönlichen Plan. Mit „Wie gestern“ übernimmt er die Positionen des Vortags mit einem Tipp. Beides steht in Free und Pro gleichermaßen zur Verfügung.

Question 14

Werden Pausen automatisch berücksichtigt?

Accepted Answer

Ja. Bei der Eingabemaske fügt worktrackr nach einer vom Hauptadmin festgelegten Schwelle (z. B. nach 4 Stunden) automatisch eine Pause ein (z. B. 30 Minuten) – so wie es das Arbeitszeitgesetz verlangt. Schwelle und Dauer sind frei einstellbar, die Automatik lässt sich auch abschalten.

Question 15

Wie weit zurück dürfen Mitarbeiter Zeiten selbst nachtragen?

Accepted Answer

Das legt der Admin in den Einstellungen fest: nur heute und gestern, „heute + 7 Tage rückwirkend“ oder unbegrenzt. Gesetzlicher Rahmen ist § 17 Mindestlohngesetz (MiLoG): Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit müssen spätestens 7 Kalendertage nach dem Arbeitstag aufgezeichnet sein – die Einstellung „heute + 7 Tage rückwirkend“ bildet genau diese Frist ab. Ältere Tage trägt der Admin nach, jede Änderung wird im Audit-Log protokolliert. Alle Vorschriften im Überblick: Zeiterfassung Gesetz – ArbZG, ArbSchG, MiLoG und Arbeitszeiterfassung im Handwerk (7-Tage-Frist).

Question 16

Werden Start- und Endzeiten gespeichert oder nur Stunden?

Accepted Answer

Es werden immer exakte Start- und Endzeitstempel je Eintrag gespeichert (Arbeit, Fahrt, Pause) – die geleisteten Stunden, Soll/Ist und Überstunden werden daraus berechnet. So gibt es nur eine Wahrheit, Korrekturen stimmen überall automatisch und du erfüllst die Aufzeichnungspflicht nach Arbeitszeitgesetz und EuGH-Urteil.

Question 17

Können Arbeitszeiten je Mitarbeiter abweichen?

Accepted Answer

Ja. Neben dem Firmen-Wochenplan (Arbeitstage, Beginn, Ende, Pause) kann der Admin je Mitarbeiter einen eigenen Wochenplan je Wochentag hinterlegen – etwa Teilzeit an drei Tagen, 4-Tage-Woche oder Frühschicht – inklusive eigener Pausenregel und einem Gültig-ab-Datum, wenn sich das Arbeitszeitmodell ändert (z. B. Wechsel auf Teilzeit zum 1. März). Soll/Ist, Überstunden und die Vorbelegung der Eingabemaske richten sich automatisch nach dem jeweils gültigen Plan.

Question 18

Was passiert mit den Daten, wenn ein Mitarbeiter ausscheidet?

Accepted Answer

Der Admin deaktiviert den Mitarbeiter: Er kann sich nicht mehr anmelden, alle Zeiten, Urlaube und Auswertungen bleiben für Nachweise erhalten (Aufbewahrungspflicht 2 Jahre). Sein Platz bleibt dabei belegt – er wird erst frei, wenn der Hauptadmin den Mitarbeiter nach ausdrücklicher Bestätigung endgültig löscht (dann werden auch seine Daten gelöscht).

Question 19

Gibt es unterschiedliche Berechtigungen?

Accepted Answer

Ja. Ein Hauptadmin hat vollen Zugriff, während Filial-Admins nur die Daten ihrer zugewiesenen Standorte sehen und verwalten können.

Question 20

Kann ich Urlaub, Krankheit und Überstunden verwalten?

Accepted Answer

Ja. Mitarbeiter stellen Urlaubsanträge, Admins genehmigen sie. Krankheitstage und Feiertage werden erfasst und fließen automatisch in die Überstunden- und Saldo-Berechnung ein.

Question 21

Welche Export-Formate gibt es?

Accepted Answer

Monatliche Stundenzettel je Mitarbeiter als PDF sowie Auswertungen und die Filial-Übersicht als CSV und PDF.

Question 22

Wo werden meine Daten gespeichert?

Accepted Answer

Die Daten werden sicher in einer PostgreSQL-Datenbank mit Zugriffsschutz (Row Level Security) gespeichert. Jeder Nutzer und jede Filiale sieht nur die für sie freigegebenen Daten.

Question 23

Kann ich jederzeit kündigen?

Accepted Answer

Ja. Die Pro-Abrechnung erfolgt monatlich (oder jährlich) und ist jederzeit zum Ende der gebuchten Laufzeit kündbar. Nach der Kündigung läuft die Firma im Free-Tarif weiter – mit vollem Funktionsumfang für bis zu 5 aktive Nutzer; alle Daten bleiben erhalten.

Question 24

Ist die Online-Schulung wirklich kostenlos?

Accepted Answer

Ja. Ab 5 kostenpflichtigen Plätzen im Pro-Tarif (also ab 10 Nutzern insgesamt) ist eine persönliche Online-Schulung kostenlos inklusive. Bei kleineren Teams bieten wir sie optional gegen eine geringe Gebühr an.

Question 25

Wie läuft die kostenlose Online-Schulung ab?

Accepted Answer

Die Schulung dauert ca. 45 Minuten und findet als Live-Videocall (z. B. Zoom oder Microsoft Teams) statt. Wir richten gemeinsam dein Konto ein, laden Mitarbeiter ein, zeigen die mobile Zeiterfassung sowie das Admin-Dashboard mit Auswertungen – und beantworten alle deine Fragen. Einen Termin buchst du einfach über das Kontaktformular oder per E-Mail an info@worktrackr.de.

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