Zeiterfassung im Pflegedienst: Wegezeiten, Schichten, Zuschläge und Dokumentationspflicht

Frühtour ab 6 Uhr, zwölf Patienten, dazwischen 25 Fahrten, nachmittags frei, abends Spättour: Der Arbeitstag einer ambulanten Pflegekraft ist zerstückelt – und genau deshalb schwer zu erfassen. Gleichzeitig gelten in der Pflege besonders strenge Regeln: Pflegemindestlohn mit Dokumentationspflicht, Arbeitszeitgesetz, Tarifverträge und regelmäßige Prüfungen. Dieser Ratgeber zeigt, was Pflegedienste erfassen müssen und wie das im Alltag funktioniert.

Welche Pflichten gelten für Pflegedienste?

Wegezeiten sind Arbeitszeit

Die Fahrt zwischen zwei Patienten ist vergütungspflichtige Arbeitszeit – darüber besteht in der Rechtsprechung kein Zweifel. Umstritten ist nur der Weg von der Wohnung zum ersten und vom letzten Patienten nach Hause: Beginnt und endet die Tour am Betrieb (Fahrzeug abholen, Übergabe), zählt die Fahrt ab dort. Startet die Pflegekraft mit dem Dienstwagen direkt von zu Hause zum ersten Patienten, hängt es vom Arbeits- oder Tarifvertrag ab. Wichtig ist, dass die Erfassung Fahrt und Einsatz getrennt ausweist, damit beide Modelle abgebildet werden können. Grundlagen im Ratgeber Fahrzeit als Arbeitszeit.

Geteilte Dienste, Bereitschaft und Rufbereitschaft

• Geteilter Dienst: Frühtour 6–11, Spättour 17–21 Uhr. Beide Blöcke sind Arbeitszeit mit eigenem Beginn und Ende; die Zeit dazwischen ist Freizeit, keine Pause. Zwischen Spät- und Frühtour müssen 11 Stunden Ruhezeit liegen (Ausnahme in der Pflege: Verkürzung auf 10 Stunden mit Ausgleich, § 5 Abs. 2 ArbZG).
• Bereitschaftsdienst (Anwesenheit am vorgegebenen Ort): zählt vollständig als Arbeitszeit im Sinne des ArbZG, Vergütung nach Tarif/Vertrag.
• Rufbereitschaft (frei wählbarer Aufenthaltsort, Einsatz bei Abruf): nur die tatsächliche Einsatzzeit inklusive Fahrt ist Arbeitszeit. Die Einsätze müssen einzeln erfasst werden.

Zuschläge: Sonntag, Feiertag, Nacht

Pflege ist eine der Branchen, in denen Sonn- und Feiertagsarbeit gesetzlich erlaubt ist (§ 10 Abs. 1 Nr. 3 ArbZG). Für jeden Sonntag muss innerhalb von zwei Wochen ein Ersatzruhetag gewährt werden, für Feiertage innerhalb von acht Wochen (§ 11 Abs. 3 ArbZG). Zuschläge ergeben sich aus Tarif oder Arbeitsvertrag; steuerfrei sind sie bis zu bestimmten Grenzen (§ 3b EStG: Sonntag 50 %, Feiertag 125 %, Nacht 25 % bzw. 40 %). Damit das Lohnbüro rechnen kann, muss die Erfassung Sonn- und Feiertagsstunden sowie Nachtstunden erkennbar machen. Alle Details: Zuschläge berechnen.

Datenschutz: Ortung ist nicht nötig

Manche Pflegesoftware ortet Mitarbeitende per GPS, um Einsätze zu belegen. Datenschutzrechtlich ist das heikel: Eine dauerhafte Ortung ist ein schwerer Eingriff und nur in Ausnahmefällen zulässig. Für den Arbeitszeitnachweis genügen Beginn und Ende je Einsatz – ohne Standort. Das schützt Mitarbeitende, vereinfacht die Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten und ist bei Prüfungen vollkommen ausreichend. Mehr: Zeiterfassung und Datenschutz.

Umsetzung im Pflegedienst

1. 1System wählen, das am Handy ohne Installation läuft, offline funktioniert und Fahrt/Einsatz trennt.
2. 2Soll-Stunden je Pflegekraft hinterlegen (Vollzeit, Teilzeit).
3. 3Zuschlagsregeln einstellen (Sonn-/Feiertag, Arbeit am freien Tag) und Ersatzruhetage im Blick behalten.
4. 4Pflegedienstleitung als Admin: Zeiten prüfen, freigeben, bei Bedarf nachtragen – mit Audit-Log.
5. 5Monatlich Nachweise exportieren (PDF/CSV) für Lohnbüro, Prüfung und Aufbewahrung (2 Jahre).