Wie lange müssen Stundenzettel aufbewahrt werden?

Mindestens zwei Jahre nach Arbeitszeitgesetz und Mindestlohngesetz. Sind sie lohnrelevant (Stundenlohn, Überstunden, Zuschläge, Minijob), gehören sie zum Lohnkonto und müssen sechs Jahre aufbewahrt werden.

Ab wann läuft die Frist?

Nach ArbZG und MiLoG ab dem Zeitpunkt der Aufzeichnung. Für Lohnunterlagen ab Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung erfolgte.

Müssen Nachweise auch nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters aufbewahrt werden?

Ja. Die Fristen laufen unabhängig vom Arbeitsverhältnis weiter. Mitarbeitende sollten im System deaktiviert, ihre Daten aber nicht gelöscht werden.

Verstößt die Aufbewahrung gegen die DSGVO?

Nein. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten gehen der Löschpflicht vor (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO). Nach Ablauf der längsten Frist müssen die Daten jedoch gelöscht werden.

Dürfen Arbeitszeitnachweise rein digital aufbewahrt werden?

Ja, wenn sie während der gesamten Frist lesbar, vollständig und gegen nachträgliche unbemerkte Änderung geschützt sind. PDF-Exporte mit Audit-Log erfüllen das.

Wer darf Einsicht in die Nachweise verlangen?

Zoll (Finanzkontrolle Schwarzarbeit), Gewerbeaufsicht/Arbeitsschutzbehörde, Deutsche Rentenversicherung bei der Betriebsprüfung, Finanzamt bei der Lohnsteuerprüfung sowie der Mitarbeitende selbst für seine eigenen Daten.

Recht & Pflichten

Aufbewahrungsfristen für Arbeitszeitnachweise: 2, 6 oder 10 Jahre? ArbZG, MiLoG, Steuer und Sozialversicherung

Für Arbeitszeitnachweise gelten mehrere Aufbewahrungsfristen gleichzeitig: zwei Jahre nach Arbeitszeit- und Mindestlohngesetz, sechs Jahre, sobald sie Teil der Lohnunterlagen sind, und Vorhaltepflichten für die Sozialversicherungsprüfung. Wir ordnen die Fristen, erklären den Fristbeginn und zeigen, wie digitale Archivierung die DSGVO-Löschpflicht erfüllt.

7 Min. Lesezeit Aktualisiert am 03. Oktober 2026von der worktrackr Redaktion

„Zwei Jahre“ – das ist die bekannteste Antwort auf die Frage nach der Aufbewahrung von Stundenzetteln. Sie ist richtig, aber unvollständig. Arbeitszeitnachweise fallen unter mehrere Gesetze mit unterschiedlichen Fristen, und spätestens wenn sie Grundlage der Lohnabrechnung werden, gelten die längeren steuerlichen Fristen. Gleichzeitig verlangt die DSGVO, Daten zu löschen, sobald kein Zweck mehr besteht. Dieser Ratgeber bringt Ordnung in die Fristen.

Übersicht: Welche Frist gilt wofür?

Rechtsgrundlage	Was	Frist	Fristbeginn
§ 16 Abs. 2 ArbZG	Aufzeichnung von Arbeit über 8 h werktäglich sowie Sonn-/Feiertagsarbeit	2 Jahre	Ab dem Zeitpunkt der Aufzeichnung
§ 17 Abs. 1 MiLoG	Beginn, Ende, Dauer der Arbeitszeit von Minijobbern und Beschäftigten in § 2a-SchwarzArbG-Branchen	2 Jahre	Ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt
§ 19 AEntG	Arbeitszeitnachweise in Branchen mit allgemeinverbindlichem Tarif (Bau, Reinigung, Pflege u. a.)	2 Jahre	Wie MiLoG
§ 49 JArbSchG	Verzeichnis und Untersuchungsnachweise Jugendlicher	Bis zum Ausscheiden, mind. 2 Jahre	Letzte Eintragung
§ 41 Abs. 1 EStG, § 4 LStDV	Lohnkonto und Belege dazu – inkl. Stundennachweise, wenn Lohn davon abhängt (Stundenlohn, Zuschläge, Überstunden)	6 Jahre	Ende des Kalenderjahres der letzten Eintragung
§ 147 AO	Buchungsbelege (Lohnabrechnung als Buchungsbeleg)	8 Jahre (seit 2025, zuvor 10)	Ende des Kalenderjahres
§ 28f SGB IV, § 8 BVV	Entgeltunterlagen für die Sozialversicherungsprüfung – inkl. Arbeitszeitnachweise bei Minijobs und Zuschlägen	Bis zum Ablauf des auf die letzte Betriebsprüfung folgenden Kalenderjahres	Prüfturnus i. d. R. 4 Jahre

Welche Frist gilt in der Praxis?

Die Mindestfrist für reine Arbeitszeitnachweise beträgt zwei Jahre. Sobald der Nachweis aber lohnrelevant ist – also bei Stundenlohn, Überstundenvergütung, steuerfreien Zuschlägen oder Minijobs –, wird er Bestandteil des Lohnkontos und muss sechs Jahre aufbewahrt werden. Da das auf fast alle Betriebe zutrifft, empfehlen Steuerberater und Lohnbüros in der Regel: Arbeitszeitnachweise sechs Jahre aufbewahren, gerechnet ab Ende des Jahres, in dem die letzte Eintragung erfolgte. Für die Sozialversicherungsprüfung müssen die Unterlagen zusätzlich bis zur nächsten Prüfung verfügbar sein.

Merkregel: 2 Jahre sind das gesetzliche Minimum, 6 Jahre die sichere Praxis. Wer digital archiviert, hat keinen Grund, früher zu löschen – außer die DSGVO verlangt es (siehe unten).

Und die DSGVO? Löschen oder aufbewahren?

Die DSGVO verlangt, personenbezogene Daten zu löschen, sobald der Zweck entfällt (Art. 17) – es sei denn, eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht steht entgegen (Art. 17 Abs. 3 lit. b). Die oben genannten Fristen sind genau solche Pflichten. Daraus folgt ein zweistufiges Vorgehen: Während der Aufbewahrungsfrist dürfen die Daten gespeichert, aber nur für den gesetzlichen Zweck (Nachweis, Prüfung) genutzt werden – idealerweise mit eingeschränktem Zugriff. Nach Ablauf der längsten Frist müssen sie gelöscht werden. Ein Löschkonzept, das diese Fristen abbildet, gehört in jedes Verarbeitungsverzeichnis. Mehr dazu: Zeiterfassung und Datenschutz.

In welcher Form aufbewahren?

Papier oder digital – beides zulässig. Digital muss die Aufzeichnung unveränderbar bzw. jede Änderung nachvollziehbar sein (Audit-Log, Versionierung).
Lesbar und auswertbar während der gesamten Frist – also kein proprietäres Format, das in fünf Jahren niemand mehr öffnen kann. PDF und CSV sind sicher.
Vollständig: Beginn, Ende, Pausen, Dauer je Tag und Mitarbeitendem; bei Zuschlägen die Zuordnung zu Nacht/Sonntag/Feiertag.
Zugänglich für Behörden: Zoll, Gewerbeaufsicht, Rentenversicherung und Finanzamt dürfen Einsicht verlangen – auch in elektronische Systeme.
Nach Austritt weiter aufbewahren: Die Frist läuft unabhängig vom Arbeitsverhältnis. Konten deaktivieren, nicht löschen.

Praxis-Checkliste Archivierung

1Monatlich Stundennachweise je Mitarbeitendem als PDF exportieren und mit den Lohnunterlagen ablegen.
2Zusätzlich CSV-Export sichern, damit Daten später auswertbar bleiben.
3Ausgeschiedene Mitarbeitende im System deaktivieren, nicht löschen – Daten bleiben für die Frist erhalten.
4Löschkonzept dokumentieren: 6 Jahre nach Jahresende bzw. nach Abschluss der letzten SV-Prüfung endgültig löschen.
5Zugriff auf Archivdaten beschränken (nur Geschäftsleitung/Lohnbüro) und protokollieren.

worktrackr hält Nachweise so lange vor, wie du sie brauchst: Ausgeschiedene Mitarbeitende werden deaktiviert, ihre Zeiten bleiben erhalten; jede Änderung steht im Audit-Log; Stundennachweise und Projektzeiten lassen sich jederzeit als PDF und CSV exportieren. Kostenlos bis 5 Nutzer.

Weiterführende Ratgeber

Minijob und Zeiterfassung – 7-Tage-Frist und 2 Jahre Aufbewahrung.
Zeiterfassung und Datenschutz – Löschkonzept, Zugriffsrechte, AVV.
Digitaler Stundenzettel statt Excel – Revisionssichere Erfassung.
Zeiterfassung Gesetz: alle Vorschriften – ArbZG, ArbSchG, MiLoG im Überblick.

Dieser Beitrag gibt allgemeine Informationen wieder und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Fristen können sich ändern (z. B. die Verkürzung der Belegaufbewahrung durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV) – bitte mit dem Steuerberater abstimmen.

Häufige Fragen

Zeiterfassung, die diese Regeln automatisch umsetzt

Fahrt + Arbeit per Start/Stopp, Serverzeit, Überstundenkonto, Stundenzettel als PDF. Kostenlos für bis zu 5 Nutzer, danach nur 3,90 € pro zusätzlichem Mitarbeiter.

Newsletter

Ein bis zwei Mails pro Monat mit neuen Ratgebern, Funktions-Updates und Praxis-Tipps rund um Arbeitszeiterfassung, Überstunden, Urlaub und Stundenzettel. Kein Spam, jederzeit abbestellbar.