Überstunden richtig berechnen: Sollzeit, Istzeit und Überstundenkonto einfach erklärt
Überstunden sind in Handwerk und Montage Alltag – richtig berechnet werden sie selten. Wir zeigen Schritt für Schritt, wie Soll- und Istzeit ermittelt werden, was mit Feiertagen, Urlaub und Krankheit passiert und wie ein sauberes Überstundenkonto aussieht.
Überstunden entstehen, wenn die tatsächlich geleistete Arbeitszeit (Istzeit) die vertraglich vereinbarte Arbeitszeit (Sollzeit) übersteigt. Klingt einfach – in der Praxis scheitert es aber oft an unklaren Sollzeiten, vergessenen Fahrzeiten oder falsch behandelten Feiertagen. So rechnest du richtig.
Was ist die Sollzeit?
Die Sollzeit ist die Arbeitszeit, die ein Mitarbeiter laut Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Wochenplan an einem bestimmten Tag leisten muss – zum Beispiel 8 Stunden am Montag, 6 Stunden am Freitag, 0 Stunden am Samstag. Die Summe der Sollzeiten einer Woche ergibt die vertragliche Wochenarbeitszeit (z. B. 40 Stunden). Die Sollzeit ist der Maßstab, an dem die tatsächlich geleistete Istzeit gemessen wird: Ist die Istzeit höher, entstehen Überstunden (Plusstunden); ist sie niedriger, Minusstunden. An Feiertagen, Urlaubs- und Krankheitstagen beträgt die Sollzeit 0 – sonst würde das Konto zu Unrecht ins Minus rutschen.
| Begriff | Bedeutung | Beispiel |
|---|---|---|
| Sollzeit | Vertraglich geschuldete Arbeitszeit je Tag/Woche/Monat | Mo–Do 8:30 h, Fr 6:00 h → 40:00 h/Woche |
| Istzeit | Tatsächlich geleistete Zeit (Arbeit + Fahrt, ohne Pausen) | Mo 9:15 h |
| Differenz / Saldo | Ist − Soll, aufsummiert = Überstundenkonto | Mo +0:45 h |
| Sollstunden im Monat | Summe der Sollzeiten aller Arbeitstage abzüglich Feiertage | Juni: 21 Arbeitstage × 8 h = 168 h |
Wer die Sollzeit sauber hinterlegt, hat die halbe Miete für ein korrektes Überstundenkonto. Wie die gesetzlichen Vorgaben zur Erfassung selbst aussehen, steht im Ratgeber Wie muss die Arbeitszeit erfasst werden?.
Schritt 1: Die Sollzeit festlegen
Die Sollzeit ergibt sich aus dem Arbeitsvertrag: z. B. 40 Stunden pro Woche, verteilt auf Montag bis Freitag mit je 8 Stunden. Bei vielen Betrieben ist der Freitag kürzer (z. B. 4 × 8,5 h + 1 × 6 h). Wichtig ist eine Sollzeit je Wochentag, denn nur so lassen sich Feiertage und Urlaubstage korrekt abziehen. Legt der Betrieb Arbeitsbeginn 7:30 Uhr, Arbeitsende 16:30 Uhr und 45 Minuten Pause fest, beträgt die Sollzeit 8 Stunden 15 Minuten.
Formel: Sollzeit je Tag = Arbeitsende − Arbeitsbeginn − Pause. In worktrackr hinterlegst du genau das einmal im Wochenplan – für die Firma und bei Bedarf individuell je Mitarbeiter und Wochentag (Teilzeit, 4-Tage-Woche) – mit Gültig-ab-Datum, wenn sich das Modell ändert.
Schritt 2: Die Istzeit ermitteln
Die Istzeit ist die Summe aller geleisteten Zeiten eines Tages: Arbeitszeit plus Fahrzeit im Auftrag des Betriebs, ohne Pausen. Ein Monteur, der 6 Stunden arbeitet und 2 Stunden fährt, hat 8 Stunden geleistet. Wer die Fahrzeit weglässt, rechnet falsch – und riskiert Nachforderungen.
Schritt 3: Feiertage, Urlaub und Krankheit
| Tag | Sollzeit | Istzeit | Wirkung auf das Konto |
|---|---|---|---|
| Normaler Arbeitstag | z. B. 8:00 | tatsächlich geleistet | Ist − Soll |
| Gesetzlicher Feiertag (Werktag) | 0:00 | meist 0:00 | neutral – wird nicht arbeitet, entsteht kein Minus |
| Urlaubstag | 0:00 | 0:00 | neutral |
| Krankheitstag | 0:00 | 0:00 | neutral |
| Samstag / Sonntag (kein Arbeitstag) | 0:00 | tatsächlich geleistet | komplett als Überstunden |
| 24.12. / 31.12. | je Betrieb: voll, halb oder frei | tatsächlich geleistet | Ist − (angepasstes) Soll |
Der häufigste Fehler: Feiertage, Urlaub oder Krankheit werden mit voller Sollzeit gerechnet, obwohl der Mitarbeiter nicht arbeiten musste. Dann rutscht das Konto jeden Feiertag um 8 Stunden ins Minus – völlig zu Unrecht. Richtig ist: An diesen Tagen ist die Sollzeit 0.
Schritt 4: Das Überstundenkonto führen
Das Konto ist die laufende Summe aller Tagesdifferenzen (Ist − Soll) seit Jahresbeginn, plus Übertrag aus dem Vorjahr. Beispiel Monat Juni: Soll 168 Stunden (21 Arbeitstage × 8 h), Ist 176 Stunden 30 Minuten → +8:30 im Juni. War das Konto Ende Mai bei +12:00, steht es Ende Juni bei +20:30.
- 1Tagesdifferenz berechnen: Ist − Soll (kann negativ sein, z. B. bei frühem Feierabend).
- 2Monatssumme bilden.
- 3Zum Vormonatsstand addieren.
- 4Ausgezahlte oder abgefeierte Stunden abziehen und dokumentieren.
Was gilt rechtlich?
- Überstunden müssen vom Arbeitgeber angeordnet, gebilligt oder geduldet worden sein, um vergütungspflichtig zu sein – mit sauberer Zeiterfassung ist die Duldung leicht nachweisbar.
- Eine pauschale Abgeltung („Überstunden sind mit dem Gehalt abgegolten“) ist nur wirksam, wenn sie klar begrenzt ist; unbegrenzte Klauseln sind unwirksam.
- Die Höchstarbeitszeit von 10 Stunden pro Tag gilt auch bei Überstunden; im Schnitt von 6 Monaten dürfen 8 Stunden nicht überschritten werden.
- Mitarbeiter haben Anspruch auf Einsicht in ihr Zeitkonto – Transparenz spart Diskussionen.
worktrackr berechnet das Überstundenkonto automatisch: Sollzeit aus dem Wochenplan, Feiertage/Urlaub/Krankheit = 0 Soll, Fahrt + Arbeit = Ist, Sonderregel für 24./31.12. Der Monteur sieht sein Konto in der App, der Admin alle Konten im Dashboard – monatlich mit Soll, Ist, Differenz und Saldo.
Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Tarifverträge können abweichende Regelungen zu Zuschlägen, Ausgleichszeiträumen und Konten enthalten.
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