Arbeitszeiterfassung Pflicht 2026: Gesetz, Regeln und was Betriebe jetzt wissen müssen

Kurz gesagt: Ja, die Arbeitszeiterfassung ist in Deutschland Pflicht – für alle Arbeitgeber, unabhängig von Branche und Betriebsgröße. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat am 13. September 2022 (1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber bereits nach geltendem Arbeitsschutzrecht verpflichtet sind, ein System einzuführen, mit dem die Arbeitszeit der Beschäftigten erfasst wird. Grundlage ist § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz in Verbindung mit dem EuGH-Urteil aus 2019 („CCOO“, C-55/18). Müssen Arbeitszeiten also erfasst werden? Ja – und zwar nicht erst, wenn ein neues Gesetz kommt, sondern bereits heute.

Was genau muss erfasst werden?

Nach der Rechtsprechung müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfasst werden – also nicht nur die Summe der Stunden am Monatsende. Nur so lässt sich prüfen, ob Höchstarbeitszeiten (in der Regel 8, maximal 10 Stunden pro Tag) und Ruhezeiten (11 Stunden zwischen zwei Arbeitstagen) eingehalten werden.

• Beginn der Arbeitszeit (Uhrzeit)
• Ende der Arbeitszeit (Uhrzeit)
• Dauer der Arbeitszeit – abzüglich Pausen
• Überstunden und Mehrarbeit müssen aus den Aufzeichnungen erkennbar sein

Wichtig: Pausen zählen nicht zur Arbeitszeit, Fahrzeiten zu Kunden oder Baustellen hingegen in der Regel schon (mehr dazu im Ratgeber Fahrzeit als Arbeitszeit). Die Erfassung muss dabei nicht zwingend elektronisch erfolgen – sie muss aber verlässlich, objektiv und zugänglich sein. Ein Zettel, der am Monatsende aus dem Gedächtnis ausgefüllt wird, erfüllt das nicht. Wie genau erfasst werden muss und welche Formen erlaubt sind, erklären wir im Ratgeber Wie muss die Arbeitszeit erfasst werden?.

Welche Gesetze gelten zusätzlich?

Ein einzelnes „Gesetz zur Zeiterfassung“ gibt es bislang nicht. Die Pflicht ergibt sich aus mehreren Regelungen, die zusammenwirken: dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) und dem Mindestlohngesetz (MiLoG).

Für Handwerksbetriebe mit Baubezug (z. B. Dachdecker, SHK, Elektro auf Baustellen) und für die Gebäudereinigung gilt damit schon seit 2015 eine gesetzliche Dokumentationspflicht nach dem Mindestlohngesetz – mit klarer Frist von sieben Tagen. Der Zoll (Finanzkontrolle Schwarzarbeit) prüft diese Aufzeichnungen regelmäßig. Welche Sonderregeln für das Handwerk gelten, zeigt der Ratgeber Arbeitszeiterfassung im Handwerk.

Zeitleiste 2019 bis 2026: Was gilt seit wann?

Viele suchen nach „Zeiterfassung Pflicht 2024“ oder „Arbeitszeiterfassung Gesetz 2024“ – und wundern sich, dass es kein Gesetz mit dieser Jahreszahl gibt. Die Pflicht besteht bereits seit 2022 aus der Rechtsprechung; das Gesetzgebungsverfahren zur elektronischen Erfassung zieht sich dagegen seit Jahren. So ist der Stand:

Was plant der Gesetzgeber? Referentenentwurf 2026

Das Bundesarbeitsministerium hat im Juni 2026 einen neuen Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt. Er soll die EuGH- und BAG-Rechtsprechung endlich ins Gesetz schreiben und die elektronische Zeiterfassung zur Regel machen. Die Kernpunkte:

• Elektronische Pflicht: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sollen elektronisch und noch am selben Tag aufgezeichnet werden.
• Kleinbetriebe: Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten sollen dauerhaft von der elektronischen Form befreit bleiben – erfassen müssen sie trotzdem (Papier oder Excel genügt dann).
• Tariföffnung: Tarifverträge oder darauf gestützte Betriebsvereinbarungen können eine nicht-elektronische Form oder eine spätere Erfassung (bis zu sieben Tage danach) zulassen.
• Vertrauensarbeitszeit: bleibt möglich, entbindet aber nicht von der Erfassung. Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass ihm Verstöße gegen Höchstarbeits- und Ruhezeiten bekannt werden.
• Übergangsfristen: gestaffelt nach Betriebsgröße, im Gespräch sind mehrjährige Fristen für kleinere und mittlere Betriebe.
• Wöchentliche statt tägliche Höchstarbeitszeit: ebenfalls Teil des Entwurfs, aber an Tarifverträge und zusätzlichen Gesundheitsschutz gekoppelt.

Wichtig: Es handelt sich um einen Entwurf, der noch nicht verabschiedet ist. Die Pflicht aus dem BAG-Urteil gilt unabhängig davon bereits heute. Wer jetzt auf ein elektronisches System umstellt, ist für jede kommende Regelung vorbereitet. Wen der Entwurf ausnimmt und was für Kleinbetriebe gilt, lesen Sie im Ratgeber Zeiterfassung Pflicht: Ausnahmen & Kleinbetriebe.

Stechuhr-Pflicht: Muss es eine Stempeluhr sein?

Nein. Der Begriff „Stechuhr-Pflicht“ ist eine Verkürzung aus der Presse. Weder das EuGH- noch das BAG-Urteil verlangen ein bestimmtes Gerät. Zulässig ist jedes System, das Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit objektiv, verlässlich und zugänglich dokumentiert – eine Zeiterfassungs-App auf dem Smartphone, ein Terminal im Betrieb, eine Software am PC oder (derzeit noch) ein handschriftliches Formular. Der Arbeitgeber darf die Erfassung auch an die Beschäftigten delegieren, bleibt aber für Kontrolle und Vollständigkeit verantwortlich.

Für Betriebe mit Mitarbeitern im Außendienst, auf Baustellen oder in wechselnden Objekten ist eine mobile Lösung praktisch die einzige Möglichkeit, die Anforderungen zu erfüllen: Die Zeit wird dort erfasst, wo gearbeitet wird – nicht Stunden später im Büro. Wie ein digitaler Stundenzettel den Papierzettel ersetzt, zeigt der Ratgeber Digitaler Stundenzettel statt Excel.

Wer muss Stundenzettel führen?

Verantwortlich für die Aufzeichnung ist immer der Arbeitgeber – nicht der Mitarbeiter. Er kann die Erfassung aber an die Beschäftigten übertragen („Selbstaufzeichnung“), etwa per App oder Stundenzettel. Dann gilt:

• Jeder Arbeitnehmer (Vollzeit, Teilzeit, Minijob, Azubi, Werkstudent, Aushilfe) muss erfasst werden – auch mitarbeitende Familienangehörige mit Arbeitsvertrag.
• Minijobber und Beschäftigte in MiLoG-Branchen (Bau, Reinigung, Gastronomie, Speditionen u. a.): Stundenzettel sind hier gesetzlich ausdrücklich vorgeschrieben, Frist 7 Tage, Aufbewahrung 2 Jahre.
• Nicht erfasst werden müssen: Inhaber, Geschäftsführer, echte Selbständige und leitende Angestellte nach § 18 ArbZG (Details im Ratgeber zu den Ausnahmen).
• Der Arbeitgeber muss die Aufzeichnungen kontrollieren, mindestens zwei Jahre aufbewahren und Behörden auf Verlangen vorlegen.

Was passiert, wenn ich nicht erfasse?

• Bußgelder nach dem Arbeitszeitgesetz bis 30.000 €, nach dem Mindestlohngesetz bis 30.000 € je Verstoß
• Beweisnachteile im Streit um Überstunden: Ohne Aufzeichnungen fällt es dem Betrieb schwer, Forderungen von Mitarbeitern zu widerlegen
• Anordnungen der Arbeitsschutzbehörde, die die Einführung eines Systems verlangen
• Bei Baustellenkontrollen des Zolls: Nachforderungen von Sozialabgaben, wenn Stunden nicht belegbar sind

So setzen Betriebe die Pflicht einfach um

1. 1System wählen, das Beginn, Ende und Dauer je Tag erfasst – idealerweise mobil, weil Monteure selten im Büro sind.
2. 2Serverzeit statt Handy-Uhr: Die Erfassung muss objektiv sein. Systeme, die die Uhrzeit des Servers verwenden, sind manipulationssicher.
3. 3Fahrzeiten mit erfassen – sie zählen für Monteure in der Regel als Arbeitszeit.
4. 4Sollzeiten hinterlegen (Wochenplan mit Arbeitsbeginn/-ende je Wochentag), damit Überstunden automatisch erkennbar sind.
5. 5Korrekturen protokollieren: Änderungen an Zeiten sollten mit Datum, Bearbeiter und Grund dokumentiert werden (Audit-Log).
6. 6Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahren und für Behörden exportierbar halten (PDF/CSV).

Gilt die Pflicht auch für Kleinbetriebe und Familienbetriebe?

Ja. Die Pflicht aus dem BAG-Urteil gilt für alle Arbeitgeber mit Arbeitnehmern – also auch für den Meisterbetrieb mit zwei Gesellen. Ausnahmen bestehen für leitende Angestellte und den Inhaber selbst. Mitarbeitende Familienangehörige, die als Arbeitnehmer angestellt sind, müssen ebenfalls erfasst werden. Die geplanten Erleichterungen für Kleinbetriebe bis zehn Beschäftigte betreffen nur die Form (elektronisch oder nicht), nicht die Pflicht an sich. Alle Details: Ab wie vielen Mitarbeitern gilt die Pflicht?