Digitaler Stundenzettel statt Excel: So stellen Betriebe auf digitale Stundenzettel um

Freitagnachmittag im Büro: Zwanzig Stundenzettel, drei unleserlich, zwei fehlen, einer widerspricht dem Lieferschein. Wer das kennt, weiß: Der klassische Stundenzettel kostet Zeit, Geld und Nerven. Dieser Ratgeber zeigt, was ein Stundenzettel rechtlich enthalten muss, wer überhaupt Stundenzettel führen muss und wie der Wechsel auf digitale Stundenzettel gelingt.

Was ist ein digitaler Stundenzettel?

Ein digitaler Stundenzettel ersetzt das Papierformular durch eine elektronische Erfassung: Der Mitarbeiter startet und stoppt seine Arbeitszeit in einer App oder am Terminal, das System speichert Beginn, Ende, Dauer, Pausen und Zeitart (Arbeit, Fahrt) mit objektivem Zeitstempel. Am Monatsende entsteht daraus automatisch der Stundennachweis je Mitarbeiter – als PDF für die Akte und als CSV fürs Lohnbüro. Digitale Stundenzettel erfüllen damit die Anforderungen der Rechtsprechung (objektiv, verlässlich, zugänglich) deutlich zuverlässiger als Vorlagen in Excel oder Word.

Was muss ein Stundenzettel enthalten?

• Name des Mitarbeiters und Zeitraum (Tag/Woche/Monat)
• Beginn und Ende der Arbeitszeit je Tag (Uhrzeit)
• Pausen
• Dauer der Arbeitszeit – idealerweise getrennt nach Arbeit und Fahrt
• Zuordnung zu Auftrag, Baustelle oder Kunde (für Nachkalkulation und Abrechnung)
• Sollzeit, Istzeit und Differenz (Überstunden)
• Urlaubs-, Krankheits- und Feiertage
• Unterschrift bzw. digitale Freigabe von Mitarbeiter und Vorgesetztem

Excel-Vorlage vs. digitale Zeiterfassung

Rechne einmal nach: Bei zehn Monteuren und nur 15 Minuten Nacharbeit pro Zettel und Woche entstehen über 10 Stunden Bürozeit im Monat – ohne die Fehler, die niemand findet.

In einer Woche umstellen: Der Fahrplan

1. 1Tag 1 – Grundlagen: Firmendaten, Arbeitstage und Arbeitszeiten (Wochenplan), Urlaubstage und Feiertagsregeln hinterlegen.
2. 2Tag 2 – Struktur: Filialen, Rollen, Projekte bzw. Baustellen anlegen; Teamleitern Rechte geben.
3. 3Tag 3 – Team einladen: Mitarbeiter per E-Mail einladen, App auf dem Handy zum Startbildschirm hinzufügen (keine Store-Installation nötig).
4. 4Tag 4–5 – Parallelbetrieb: Zwei Tage Zettel und App parallel – Unterschiede besprechen, letzte Fragen klären.
5. 5Ab Woche 2 – Nur noch digital: Monatsende per PDF-Stundenzettel und CSV-Export ans Lohnbüro.

Worauf du bei der Auswahl achten solltest

• Mobil ohne App-Store: Monteure wollen nicht warten, bis die IT etwas installiert.
• Serverzeit statt Gerätezeit – sonst ist die Erfassung nicht objektiv.
• Fahrt und Arbeit getrennt, aber beide als geleistete Zeit gewertet.
• Sollzeiten je Wochentag, Feiertage, Urlaub, Krankheit – sonst stimmt das Überstundenkonto nie.
• Rollen & Rechte: Der Teamleiter soll nur sein Team sehen.
• Exporte für Lohnbüro und Steuerberater (PDF/CSV) und ein Änderungsprotokoll für Prüfungen.
• Faire Preise pro Nutzer, monatlich kündbar, ohne Einrichtungsgebühr.