Elektronische Zeiterfassung wird Pflicht: Arbeitszeitgesetz-Reform, Übergangsfristen und was Kleinbetriebe jetzt tun sollten

Kurz gesagt: Die Zeiterfassung ist bereits Pflicht – seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) müssen alle Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen. Neu ist die geplante Vorgabe zur Form: Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) will mit einer Änderung des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) die elektronische, taggleiche Erfassung zum Standard machen. Dieser Ratgeber fasst zusammen, was der Referentenentwurf vorsieht, für wen Ausnahmen gelten sollen und wie du den Übergang jetzt schon ohne Stress schaffst.

Warum wird das Arbeitszeitgesetz überhaupt geändert?

Der Europäische Gerichtshof hat 2019 („CCOO“, C-55/18) entschieden, dass Arbeitgeber ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einrichten müssen. Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 klargestellt, dass diese Pflicht in Deutschland schon aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz folgt – ohne dass es ein neues Gesetz braucht. Offen blieb aber die Frage nach der Form: Reicht ein Zettel? Muss es eine App sein? Wer darf erfassen? Genau diese Lücke soll die Reform des § 16 ArbZG schließen und gleichzeitig Rechtssicherheit für Betriebe, Beschäftigte und Aufsichtsbehörden schaffen.

Den ersten Anlauf gab es bereits im April 2023, er scheiterte am Ende der damaligen Legislaturperiode. Der Koalitionsvertrag von 2025 kündigte eine „unbürokratische“ Regelung der elektronischen Zeiterfassung mit Übergangsregeln für kleine und mittlere Unternehmen an. Der aktuelle Entwurf greift diese Punkte auf.

Was der Referentenentwurf konkret vorsieht

Übergangsfristen: Wann muss welcher Betrieb umstellen?

Der Entwurf staffelt die Einführung der elektronischen Form nach Betriebsgröße. Die Zahlen können sich im Verfahren noch ändern, die Systematik ist aber klar: Je kleiner der Betrieb, desto mehr Zeit – und Kleinstbetriebe bleiben dauerhaft ausgenommen.

Wichtig bei der Zählung: Es geht um Beschäftigte, nicht um Vollzeitstellen. Teilzeitkräfte, Minijobber und Auszubildende zählen in der Regel mit. Ein Meisterbetrieb mit sieben Gesellen, zwei Bürokräften und zwei Azubis liegt damit bereits über der 10er-Grenze.

Was zählt als „elektronische Zeiterfassung“?

Der Entwurf schreibt bewusst kein bestimmtes System vor. Erfasst werden darf mit allem, was elektronisch, nachvollziehbar und manipulationssicher ist. In der Praxis kommen infrage:

• Smartphone-App / Web-App – Start/Stopp am Handy, ideal für Monteure, Baustellen, Außendienst und Fahrer; Serverzeit verhindert Manipulation.
• Stempelterminal am Eingang oder in der Werkstatt – klassisch, aber ohne mobile Erfassung und mit Hardwarekosten.
• Browser-Eingabemaske – Beginn und Ende werden am selben Tag eingetragen, sinnvoll für Büro und Vertrauensarbeitszeit.
• Zeiterfassung in Lohn-/ERP-Software – nur, wenn die Erfassung tagesaktuell durch den Beschäftigten erfolgt und nicht nachträglich vom Büro.

Nicht mehr ausreichen dürften nach dem Entwurf: handschriftliche Stundenzettel, die wöchentliche Excel-Tabelle oder die nachträgliche Rekonstruktion aus Auftragsdaten – jedenfalls in Betrieben oberhalb der Kleinbetriebsgrenze und ohne Tariföffnung. Welche fachlichen Anforderungen ein System darüber hinaus erfüllen sollte (Pausen, Änderungsprotokoll, Zeitarten, Exporte), zeigt die Checkliste im Ratgeber Wie muss die Arbeitszeit erfasst werden?.

Vertrauensarbeitszeit und Homeoffice unter dem neuen Gesetz

Ein häufiges Missverständnis: „Wir haben Vertrauensarbeitszeit, also müssen wir nichts erfassen.“ Das war schon nach dem BAG-Urteil falsch und bleibt es im Entwurf. Vertrauensarbeitszeit bedeutet nur, dass der Arbeitgeber nicht kontrolliert, wann gearbeitet wird – nicht, dass die Arbeitszeit ungezählt bleibt. Der Entwurf verlangt, dass der Arbeitgeber durch geeignete Maßnahmen sicherstellt, von Überschreitungen der Höchstarbeitszeit und Verstößen gegen Ruhezeiten zu erfahren. Praktisch heißt das: Die Beschäftigten erfassen ihre Zeiten selbst (Delegation), das System warnt bei mehr als 10 Stunden oder zu kurzer Ruhezeit, und der Arbeitgeber wertet stichprobenartig aus.

Im Homeoffice gilt dasselbe. Eine App oder Browser-Eingabemaske, die von überall funktioniert, ist hier praktisch alternativlos – ein Stempelterminal im Betrieb erreicht die Beschäftigten zu Hause nicht.

Checkliste: So stellst du rechtzeitig um

1. 1Beschäftigte zählen – alle Arbeitnehmer inklusive Teilzeit, Minijob und Azubis. Liegst du über 10, betrifft dich die elektronische Form; prüfe außerdem, ob § 17 MiLoG für deine Branche gilt.
2. 2Zeitarten festlegen – Arbeit, Fahrt, Pause, Bereitschaft. Fahrzeit zu Kunden und Baustellen ist in der Regel Arbeitszeit (siehe Fahrzeit als Arbeitszeit).
3. 3System auswählen, das taggleich, mobil und auf Serverzeit erfasst, ein Änderungsprotokoll führt und Selbstauskunft für Beschäftigte bietet.
4. 4Erfassung an die Beschäftigten delegieren – per Start/Stopp oder Eingabemaske am selben Tag; Nachträge nur mit Begründung und Protokoll.
5. 5Warnungen einrichten – mehr als 10 Stunden, weniger als 11 Stunden Ruhezeit, fehlende Pausen (siehe Pausenregelung).
6. 6Datenschutz klären – Zweckbindung, Zugriffsrechte, Löschfristen, ggf. Betriebsrat einbinden (siehe Zeiterfassung und Datenschutz).
7. 7Aufbewahrung sichern – Exporte als PDF/CSV, mindestens 2 Jahre, jederzeit für die Aufsichtsbehörde abrufbar.
8. 8Team einweisen – 15 Minuten reichen: Wo starte ich, wo stoppe ich, wie trage ich Pausen ein, wo sehe ich meine Zeiten.

Was passiert bei Verstößen?

Schon heute kann die Arbeitsschutzbehörde bei fehlenden Aufzeichnungen Anordnungen treffen und Bußgelder nach § 22 ArbZG verhängen; nach § 21 MiLoG drohen bei Verstößen gegen die Dokumentationspflicht bis zu 30.000 €. Der Entwurf knüpft daran an und stellt die fehlende, verspätete oder nicht-elektronische Erfassung ausdrücklich unter Bußgeld. Hinzu kommen die praktischen Folgen fehlender Aufzeichnungen: In Streitfällen um Überstunden oder Mindestlohn fehlt dem Arbeitgeber der Nachweis, und bei Prüfungen durch Zoll oder Rentenversicherung werden Zeiten im Zweifel geschätzt – meist zu seinen Ungunsten.