Zeiterfassung in der Arztpraxis: Pflichten, MFA-Überstunden, Pausen und die einfache Umsetzung

In vielen Arztpraxen gilt: Die Sprechstunde endet um 18 Uhr, die Arbeit nicht. Der letzte Patient geht um 18:40, danach Abrechnung, Hygiene, Telefonate. Aufgeschrieben wird – wenn überhaupt – „18:00“. Genau hier entsteht ein doppeltes Problem: Überstunden, die niemand sieht, und eine Dokumentationspflicht, die nicht erfüllt wird. Dieser Ratgeber erklärt, was für Arztpraxen, MVZ und Zahnarztpraxen gilt und wie die Umsetzung ohne Zettelwirtschaft gelingt.

Müssen Arztpraxen die Arbeitszeit erfassen?

Ja. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13.09.2022 (1 ABR 22/21) entschieden, dass alle Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz verpflichtet sind, ein System zur Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit einzuführen. Eine Ausnahme für Praxen, Heilberufe oder kleine Betriebe gibt es nicht. Betroffen sind alle Angestellten: Medizinische Fachangestellte (MFA), Praxismanagement, Reinigungskräfte, Azubis und Minijobber. Nicht erfasst werden müssen Praxisinhaber selbst und angestellte Ärzte nur dann nicht, wenn sie als leitende Angestellte nach § 18 ArbZG gelten – was in der Regel nicht der Fall ist.

Typische Fehler bei der Zeiterfassung in Praxen

• Sprechstundenende = Arbeitsende: Nacharbeiten (Abrechnung, Sterilisation, Dokumentation, Rückrufe) werden nicht erfasst. Das sind oft 30–60 Minuten täglich.
• Pausen pauschal abgezogen: Wer in der Mittagspause das Telefon besetzt oder Patienten einbestellt, hat keine Pause im Sinne des § 4 ArbZG – die Zeit ist Arbeitszeit.
• Geteilte Dienste nicht sauber getrennt: Vormittags 8–12, nachmittags 15–18 – zwischen den Blöcken liegt Freizeit, keine Pause. Beide Blöcke brauchen Beginn und Ende.
• Monatsliste aus dem Gedächtnis: Eine am Monatsende ausgefüllte Excel-Liste ist weder „verlässlich“ noch „objektiv“ im Sinne der Rechtsprechung.
• Keine Soll-Zeiten hinterlegt: Ohne individuelles Soll je Mitarbeiterin lassen sich Überstunden nicht erkennen – und nicht korrekt vergüten oder ausgleichen.

Überstunden in der Arztpraxis richtig behandeln

Überstunden entstehen in Praxen fast täglich – meist in kleinen Portionen. Entscheidend ist, dass sie erfasst, sichtbar und geregelt sind. Der Arbeitsvertrag oder der Manteltarifvertrag für MFA (falls angewendet) regelt, ob Überstunden ausgezahlt oder in Freizeit ausgeglichen werden. Pauschale Klauseln wie „Überstunden sind mit dem Gehalt abgegolten“ sind nur in engen Grenzen wirksam. Praktisch bewährt hat sich ein Überstundenkonto je Mitarbeiterin mit automatischer Berechnung aus Ist- und Soll-Zeit, in dem Freizeitausgleich transparent gebucht wird. Wie das Konto rechnerisch funktioniert, erklärt der Ratgeber Überstunden richtig berechnen.

Pausen und Ruhezeiten im Praxisalltag

Nach § 4 ArbZG steht Beschäftigten bei mehr als 6 Stunden Arbeit eine Pause von mindestens 30 Minuten zu, bei mehr als 9 Stunden 45 Minuten. Die Pause muss im Voraus feststehen und frei von Arbeit sein – wer das Telefon abnimmt, pausiert nicht. Zwischen zwei Arbeitstagen gilt eine Ruhezeit von 11 Stunden (§ 5 ArbZG); bei Spätsprechstunde bis 20 Uhr darf der Frühdienst am nächsten Tag also frühestens um 7 Uhr beginnen. Weitere Details im Ratgeber Pausenregelung.

Datenschutz: Was darf die Praxis erfassen?

Erfasst werden dürfen nur die Daten, die für Arbeitszeitnachweis, Lohnabrechnung und Arbeitsschutz nötig sind: Beginn, Ende, Pausen, Abwesenheiten. Kein Standort, keine Verhaltensprotokolle. Patientendaten haben in der Zeiterfassung nichts verloren. Achte auf EU-Hosting, einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter und darauf, dass Mitarbeiterinnen nur ihre eigenen Daten sehen. Mehr dazu: Zeiterfassung und Datenschutz.

So setzen Praxen die Zeiterfassung einfach um

1. 1System wählen, das im Browser läuft – am Praxis-PC an der Anmeldung oder am Handy jeder Mitarbeiterin, ohne Installation.
2. 2Wochenplan der Praxis und eigene Wochenpläne je Mitarbeiterin und Wochentag hinterlegen (Vollzeit, Teilzeit, Gültig-ab-Datum).
3. 3Pausenregel einstellen (automatischer Abzug nach ArbZG) und Mitarbeiterinnen informieren: Pause heißt frei von Arbeit.
4. 4Urlaub und Krankheit im selben System führen, damit Soll/Ist und Resturlaub stimmen.
5. 5Monatlich Stundennachweise als PDF exportieren und mindestens zwei Jahre aufbewahren (§ 16 ArbZG).