Arbeitszeitnachweise ab 2027 digital führen: Was § 8 BVV für die Zeiterfassung bedeutet und wie Entgeltunterlagen elektronisch aufbewahrt werden müssen – der komplette Leitfaden für Arbeitgeber

Viele Betriebe kennen die Pflicht zur Zeiterfassung (BAG-Beschluss 2022, Arbeitszeitgesetz, Mindestlohngesetz). Weniger bekannt ist eine zweite Vorschrift, die ab dem 1. Januar 2027 für jeden Arbeitgeber gilt und die Form der Aufbewahrung regelt: § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV). Er verlangt, dass Entgeltunterlagen – dazu gehören auch Arbeitszeitnachweise – elektronisch geführt werden. Die bisherige Möglichkeit, sich davon befreien zu lassen, läuft zum 31. Dezember 2026 aus. Dieser Leitfaden erklärt genau, was das bedeutet, welche Unterlagen betroffen sind, wie digitale Aufbewahrung konkret auszusehen hat und wie du die Umstellung in wenigen Schritten schaffst.

Das Wichtigste in Kürze

• Was: Entgeltunterlagen sind nach § 8 Abs. 1 BVV in elektronischer Form zu führen. Das gilt grundsätzlich schon seit 2022 – bislang konnten sich Arbeitgeber auf Antrag beim Prüfdienst der Rentenversicherung befreien lassen.
• Ab wann für alle: Die Befreiung ist nur bis 31. Dezember 2026 möglich (§ 8 Abs. 3 BVV). Ab 1. Januar 2027 gilt die elektronische Form für jeden Arbeitgeber – vom Ein-Mann-Betrieb mit Minijobber bis zum Konzern.
• Was dazugehört: Neben Stammdaten und Abrechnungen die begleitenden Unterlagen – u. a. Arbeitszeitaufzeichnungen nach § 17 MiLoG, Anträge auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht, Erklärungen zu weiteren Beschäftigungen, Nachweise zur Elterneigenschaft, Immatrikulationsbescheinigungen.
• Wie: Nach den Gemeinsamen Grundsätzen (§ 9a BVV): gängige Formate (PDF, TIFF, JPG, PNG, BMP), je Dokument eine Datei, eindeutig Person und Zeitraum zugeordnet, unveränderbar, lesbar, jederzeit für die Prüfung verfügbar.
• Wie lange: Entgeltunterlagen bis zum Ablauf des Kalenderjahres, das auf die letzte Betriebsprüfung folgt (§ 28f SGB IV) – praktisch 5 Jahre und mehr. Arbeitszeitnachweise zusätzlich mindestens 2 Jahre (§ 16 ArbZG, § 17 MiLoG).
• Altbestände: Papier bis 2026 muss nicht nachdigitalisiert werden. Die Pflicht gilt für alle Unterlagen, die ab dem 1. Januar 2027 entstehen.
• Folgen bei Verstößen: Bußgelder nach § 111 SGB IV, Schätzung der Beiträge bei mangelhaften Unterlagen, Nachzahlungen und Säumniszuschläge.

Was ist die BVV – und warum betrifft sie die Zeiterfassung?

Die Beitragsverfahrensverordnung (BVV) regelt, wie Arbeitgeber Sozialversicherungsbeiträge berechnen, melden, zahlen und – für die Betriebsprüfung – dokumentieren. Rechtsgrundlage ist § 28f SGB IV: Der Arbeitgeber hat für jeden Beschäftigten Entgeltunterlagen zu führen und bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres aufzubewahren. Die BVV konkretisiert, was in diese Unterlagen gehört (§ 8) und wie sie zu führen sind (§§ 8, 9, 9a).

Der Zusammenhang zur Zeiterfassung ergibt sich aus zwei Richtungen: Erstens zählen die Arbeitszeitaufzeichnungen nach § 17 Mindestlohngesetz (Minijobber, Branchen nach § 2a SchwarzArbG) ausdrücklich zu den Unterlagen, die zu den Entgeltunterlagen zu nehmen sind. Zweitens prüft die Rentenversicherung bei jeder Betriebsprüfung, ob das gezahlte Entgelt zur dokumentierten Arbeitszeit passt – etwa beim Mindestlohn, bei Phantomlohn, bei Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschlägen (steuer- und beitragsfrei nur mit Nachweis der tatsächlich geleisteten Stunden) oder bei der Frage, ob ein Minijob die Grenze überschreitet. Ohne prüfbare Arbeitszeitnachweise fehlt der Betriebsprüfung die Grundlage – und sie darf schätzen.

§ 8 Abs. 1 BVV: Was in die Entgeltunterlagen gehört

Für jeden Beschäftigten sind – getrennt nach Kalenderjahr – unter anderem folgende Angaben zu führen. Sie stammen in der Regel aus dem Lohnabrechnungsprogramm, müssen aber vollständig und dem Beschäftigten eindeutig zugeordnet sein:

§ 8 Abs. 2 BVV: Die begleitenden Unterlagen – hier stehen die Arbeitszeitnachweise

Absatz 2 zählt Unterlagen auf, die zu den Entgeltunterlagen zu nehmen sind. Genau diese Belege mussten Arbeitgeber bisher oft nur in Papierform vorhalten – ab 2027 müssen sie elektronisch vorliegen. Dazu gehören insbesondere:

• Arbeitszeitaufzeichnungen nach § 17 MiLoG (Beginn, Ende, Dauer der täglichen Arbeitszeit) für Minijobber und für Beschäftigte in den Branchen nach § 2a SchwarzArbG – Bau, Gastronomie, Gebäudereinigung, Spedition/Logistik, Messebau, Fleischwirtschaft, Wach- und Sicherheitsgewerbe u. a. Entsprechend die Aufzeichnungen nach § 19 AEntG und § 17c AÜG.
• Erklärung des geringfügig Beschäftigten über weitere Beschäftigungen und zur Zusammenrechnung.
• Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht bei Minijobs sowie die Bestätigung des Arbeitgebers.
• Immatrikulationsbescheinigungen bei Werkstudenten, Nachweise der Elterneigenschaft (Beitragszuschlag Pflegeversicherung), Bescheide zur Statusfeststellung oder Versicherungsfreiheit.
• Nachweise über Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit, wenn steuer- und beitragsfreie Zuschläge gezahlt werden.
• Unterlagen zum Kurzarbeitergeld, zu Entgeltfortzahlung/Erstattungen (U1/U2) und vergleichbare Belege, soweit sie das Entgelt beeinflussen.

§ 8 Abs. 3 BVV: Die Befreiung endet – der Zeitplan bis 2027

Wichtig ist der Unterschied zur Reform des Arbeitszeitgesetzes: Dort sind Ausnahmen für Kleinbetriebe bis 10 Beschäftigte geplant (siehe Elektronische Zeiterfassung wird Pflicht). Die BVV kennt keine Kleinbetriebsausnahme. Wer Beschäftigte hat, für die Entgeltunterlagen zu führen sind – und das ist jeder Arbeitgeber –, muss ab 2027 elektronisch führen. Für Minijobber und § 2a-Branchen heißt das: Die Arbeitszeitnachweise müssen digital vorliegen, egal wie klein der Betrieb ist.

§ 9a BVV: Die Gemeinsamen Grundsätze – so muss „elektronisch“ konkret aussehen

Die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung haben in den Gemeinsamen Grundsätzen zur Führung von Entgeltunterlagen in elektronischer Form festgelegt, was die Prüfer erwarten. Die Regeln sind technisch nüchtern und für jeden Betrieb umsetzbar:

Was genau muss der digitale Arbeitszeitnachweis enthalten?

Die Anforderungen an den Inhalt kommen aus dem Arbeitszeitrecht (§ 16 ArbZG, § 17 MiLoG, BAG-Beschluss), die Anforderungen an die Form aus der BVV. Ein prüfsicherer Nachweis je Mitarbeiter und Monat enthält:

1. 1Name und Personalnummer des Beschäftigten, Betrieb, Abrechnungsmonat.
2. 2Je Arbeitstag Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit sowie die Pausen (Uhrzeit und Dauer) – bei Minijobbern und § 2a-Branchen spätestens 7 Tage nach dem Arbeitstag erfasst.
3. 3Zeitarten, soweit relevant: Arbeit, Fahrt, Bereitschaft; Sonntags-, Feiertags- und Nachtstunden gesondert ausgewiesen (Zuschläge).
4. 4Abwesenheiten: Urlaub, Krankheit, Feiertag – damit die Soll-/Ist-Rechnung und die Entgeltfortzahlung nachvollziehbar sind.
5. 5Monatssummen: Soll- und Ist-Stunden, Über- oder Minusstunden, Stand des Zeitkontos.
6. 6Erfassungszeitpunkt und Änderungen: Wann wurde ein Eintrag erfasst, wurde er nachträglich geändert, von wem und warum (Änderungsprotokoll / Kennzeichnung von Nachträgen).
7. 7Erzeugungsdatum des Dokuments und – wo gewünscht – Bestätigung durch Mitarbeiter und Vorgesetzten.

Welche gesetzlichen Vorgaben im Detail hinter diesen Punkten stehen (Höchstarbeitszeit, Pausen, Ruhezeit, Aufzeichnungsfristen), erklärt der Leitfaden Gesetzliche Vorschriften zur Zeiterfassung erfüllen.

Aufbewahrungsfristen: Wie lange muss was digital aufgehoben werden?

Für dieselbe Unterlage können mehrere Fristen gelten – maßgeblich ist immer die längste. Die wichtigsten Fristen rund um Arbeitszeit und Entgelt:

Für ausgeschiedene Mitarbeiter heißt das: Daten beim Austritt nicht löschen, sondern das Konto deaktivieren und die Nachweise bis zum Fristablauf vorhalten. worktrackr zeigt bei deaktivierten Mitarbeitern das Datum, ab dem die gesetzliche Frist abgelaufen ist, und bietet dann das endgültige Löschen an; die Monats-PDFs liegen ohnehin in deiner Ablage.

euBP: Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung

Parallel zur elektronischen Führung der Unterlagen läuft die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) nach § 28p Abs. 6a SGB IV. Dabei übermittelt das Entgeltabrechnungsprogramm die Abrechnungsdaten vor der Prüfung in einem festgelegten Datensatz an die Rentenversicherung; seit 2025 können auch die begleitenden Unterlagen elektronisch angefordert und übermittelt werden. Die Prüferin gleicht die Daten ab, bevor sie – falls überhaupt noch nötig – in den Betrieb kommt. Für dich bedeutet das: Die Arbeitszeitnachweise müssen als Dateien bereitstehen, nicht als Ordner im Regal. Wer sein Lohnbüro monatlich mit den PDF-Nachweisen versorgt, hat die euBP faktisch schon vorbereitet.

Was passiert bei Verstößen?

• Bußgeld: Wer Entgeltunterlagen nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht in der vorgeschriebenen Weise führt oder aufbewahrt, handelt ordnungswidrig (§ 111 SGB IV); Bußgelder bis zu 50.000 € sind möglich. Fehlende Arbeitszeitaufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz kosten zusätzlich bis zu 30.000 € (§ 21 MiLoG).
• Schätzung: Kann der Prüfdienst die Beiträge nicht aus den Unterlagen ermitteln, darf er sie schätzen und einen Summenbeitragsbescheid erlassen (§ 28f Abs. 2 SGB IV) – in der Regel zulasten des Arbeitgebers, inklusive Säumniszuschlägen.
• Mindestlohn und Zuschläge: Ohne Stundennachweis lässt sich die Einhaltung des Mindestlohns nicht belegen; steuer- und beitragsfreie Sonntags-, Feiertags- und Nachtzuschläge werden ohne Nachweis der tatsächlichen Stunden nachversteuert und nachverbeitragt.
• Minijob-Falle: Überschreitet die dokumentierte oder geschätzte Arbeitszeit die Geringfügigkeitsgrenze, wird der Minijob rückwirkend versicherungspflichtig – mit Beitragsnachforderung für bis zu vier Jahre.
• Arbeitsrecht: In Überstundenprozessen fehlt dem Arbeitgeber ohne Aufzeichnungen der Gegenbeweis.

Schritt für Schritt: So stellst du bis Ende 2026 um

1. 1Bestand aufnehmen – Welche Unterlagen entstehen bei dir noch auf Papier? Typisch: Stundenzettel, Urlaubsanträge, Minijob-Erklärungen, Befreiungsanträge, Zuschlagslisten.
2. 2Zeiterfassung digitalisieren – Mitarbeiter erfassen Beginn, Ende und Pausen selbst per App oder Eingabemaske, taggleich, auf Serverzeit. Damit entsteht der Arbeitszeitnachweis von Anfang an elektronisch; Papier fällt weg.
3. 3Monatsroutine festlegen – Nach Monatsabschluss je Mitarbeiter ein PDF exportieren (Zeiten, Pausen, Zeitarten, Abwesenheiten, Summen, Nachträge) und im Ordner bzw. in der Personalakte ablegen: „Arbeitszeitnachweis_Nachname-Vorname_JJJJ-MM.pdf“.
4. 4Ablagestruktur bauen – Je Mitarbeiter ein Ordner, darin je Kalenderjahr; oder ein DMS/digitale Personalakte mit den Feldern Person, Zeitraum, Dokumentart. Schreibrechte begrenzen, Löschung nur nach Fristablauf.
5. 5Restpapier scannen – Bescheide, Erklärungen und Anträge, die weiterhin auf Papier eingehen, unmittelbar als PDF ablegen; das Original geordnet bis zur nächsten Betriebsprüfung aufbewahren (sofern nicht qualifiziert signiert).
6. 6Lohnbüro einbinden – Klären, welche Nachweise monatlich benötigt werden (Stunden je Zeitart, Sonntags-/Feiertags-/Nachtstunden, Abwesenheiten) und in welchem Format (PDF, CSV). Übergabe automatisieren.
7. 7Sicherung und Lesbarkeit sichern – Tägliche Backups, zwei Speicherorte, jährlicher Test: Lässt sich ein sechs Jahre altes PDF noch öffnen?
8. 8Datenschutz dokumentieren – Verarbeitungsverzeichnis ergänzen, Löschkonzept mit den Fristen aus der Tabelle, Mitarbeiter informieren (Art. 13 DSGVO), AV-Vertrag mit dem Software-Anbieter.
9. 9Testlauf vor dem Stichtag – Einen Monat im Herbst 2026 komplett digital durchspielen: Erfassung, Export, Ablage, Übergabe ans Lohnbüro. Was dabei klemmt, ist im Januar 2027 behoben.

Häufige Irrtümer zu § 8 BVV