Gesetzliche Vorschriften zur Zeiterfassung: Was genau gilt – und wie du jede Anforderung Schritt für Schritt erfüllst
Acht Stunden, elf Stunden, sieben Tage, zwei Jahre: Die Zeiterfassung ist von einem Geflecht aus Arbeitszeitgesetz, Arbeitsschutzgesetz, Mindestlohngesetz, EU-Recht und Datenschutz geregelt. Wir nehmen jede Vorschrift einzeln auseinander, sagen genau, was sie verlangt – und wie du sie im Betrieb mit einer App ohne Aufwand erfüllst.
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung steht nicht in einem einzelnen Paragrafen, sondern ergibt sich aus mehreren Gesetzen, einem EuGH-Urteil und einem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts. Dieser Leitfaden geht sie Vorschrift für Vorschrift durch. Für jede Regelung beantworten wir vier Fragen: *Was wird verlangt? Wer ist betroffen? Welche Frist gilt? Wie erfülle ich das konkret?* Am Ende steht eine Checkliste, mit der du eine Kontrolle durch Arbeitsschutzbehörde, Zoll oder Rentenversicherung entspannt überstehst.
Dieser Beitrag informiert allgemein und ersetzt keine Rechtsberatung. Der Referentenentwurf zur elektronischen Zeiterfassung ist noch nicht verabschiedet; wo wir ihn erwähnen, ist das gekennzeichnet. Verbindlich sind die geltenden Gesetzestexte und im Zweifel dein Fachanwalt für Arbeitsrecht.
Überblick: Welche Vorschrift regelt was?
| Vorschrift | Regelt | Gilt für | Kernanforderung |
|---|---|---|---|
| EuGH C-55/18 (CCOO, 2019) | Pflicht zu einem System der Zeiterfassung | alle Arbeitgeber in der EU | objektives, verlässliches, zugängliches System für die tägliche Arbeitszeit |
| BAG 1 ABR 22/21 (13.09.2022) | Umsetzung in Deutschland über § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG | alle Arbeitgeber, alle Beschäftigten | Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfassen – ab sofort, formfrei |
| § 3 ArbZG | Höchstarbeitszeit | alle Arbeitnehmer | 8 Stunden werktäglich, bis 10 Stunden bei Ausgleich innerhalb 6 Monaten / 24 Wochen |
| § 4 ArbZG | Ruhepausen | alle Arbeitnehmer | 30 Min ab 6 Std., 45 Min ab 9 Std.; spätestens nach 6 Std.; Abschnitte ab 15 Min |
| § 5 ArbZG | Ruhezeit | alle Arbeitnehmer | mindestens 11 Stunden ununterbrochen zwischen zwei Arbeitstagen (Ausnahmen für bestimmte Branchen) |
| § 9, 10, 11 ArbZG | Sonn- und Feiertagsarbeit | alle Arbeitnehmer | grundsätzlich verboten; Ausnahmen mit Ersatzruhetag |
| § 16 Abs. 2 ArbZG | Aufzeichnungspflicht | alle Arbeitgeber | Arbeitszeit über 8 Std. werktäglich aufzeichnen, Nachweise 2 Jahre aufbewahren |
| § 17 MiLoG | Dokumentation für Mindestlohn | Minijobber, Branchen nach § 2a SchwarzArbG (Bau, Gastro, Gebäudereinigung, Spedition, Messebau …) | Beginn, Ende, Dauer spätestens 7 Tage nach dem Arbeitstag aufzeichnen, 2 Jahre aufbewahren |
| § 16 ArbZG-E (Entwurf) | Form der Erfassung | Betriebe ab 11 Beschäftigten (nach Übergangsfristen) | elektronisch und taggleich; Delegation an Beschäftigte erlaubt |
| Art. 5, 6, 88 DSGVO / § 26 BDSG | Datenschutz | alle Arbeitgeber | Zweckbindung, Datenminimierung, Löschfristen, Information der Beschäftigten |
| § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG | Mitbestimmung | Betriebe mit Betriebsrat | Einführung technischer Zeiterfassung ist mitbestimmungspflichtig |
| § 22 ArbZG, § 21 MiLoG | Bußgelder | Arbeitgeber | bis zu 30.000 € je Verstoß |
1. Die Grundpflicht: EuGH-Urteil und BAG-Beschluss
Was wird verlangt? Der Europäische Gerichtshof hat 2019 entschieden, dass Arbeitgeber ein System einrichten müssen, mit dem die tägliche Arbeitszeit jedes Arbeitnehmers gemessen werden kann – objektiv, verlässlich und zugänglich. Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 klargestellt: Diese Pflicht gilt in Deutschland bereits über § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz. Erfasst werden müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit einschließlich Überstunden – nicht nur die Mehrarbeit.
Wer ist betroffen? Alle Arbeitgeber, unabhängig von der Betriebsgröße, und alle Arbeitnehmer – auch Teilzeit, Minijob, Azubis, Vertrauensarbeitszeit und Homeoffice. Ausgenommen sind nur leitende Angestellte im Sinne von § 18 ArbZG und echte Selbstständige (siehe Ausnahmen von der Zeiterfassungspflicht).
Welche Frist gilt? Keine – die Pflicht besteht seit dem BAG-Beschluss unmittelbar. Eine Übergangsfrist gibt es nur für die Form (elektronisch), nicht für die Erfassung selbst.
So erfüllst du es: Jeder Mitarbeiter erfasst Beginn und Ende seines Arbeitstags – per Start/Stopp in der Stempeluhr oder per Eingabemaske am selben Tag. Die Dauer errechnet das System. worktrackr speichert jeden Eintrag mit Serverzeit; Mitarbeiter sehen ihre Zeiten in der Selbstauskunft, der Arbeitgeber im Dashboard. Damit ist das System objektiv (Serverzeit), verlässlich (Änderungsprotokoll) und zugänglich (Selbstauskunft, Export).
2. Höchstarbeitszeit: § 3 ArbZG
Was wird verlangt? Die werktägliche Arbeitszeit darf 8 Stunden nicht überschreiten. Sie kann auf bis zu 10 Stunden verlängert werden, wenn innerhalb von 6 Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt 8 Stunden werktäglich nicht überschritten werden. Werktage sind Montag bis Samstag – die 48-Stunden-Woche ist also der gesetzliche Rahmen, nicht die 40-Stunden-Woche aus dem Arbeitsvertrag.
Wer ist betroffen? Alle Arbeitnehmer. Für Jugendliche gelten strengere Grenzen nach dem Jugendarbeitsschutzgesetz (8 Stunden, 40 Stunden/Woche, kein Ausgleich auf 10 Stunden).
So erfüllst du es: Das System muss Tage über 10 Stunden sichtbar machen und den Ausgleichszeitraum im Blick behalten. worktrackr warnt den Mitarbeiter beim Stempeln ab 10 Stunden, markiert den Tag im Admin-Dashboard und zeigt im Überstundenkonto, ob der Durchschnitt über den Ausgleichszeitraum wieder bei 8 Stunden liegt.
3. Ruhepausen: § 4 ArbZG
Was wird verlangt? Bei mehr als 6 Stunden Arbeit sind mindestens 30 Minuten Pause vorgeschrieben, bei mehr als 9 Stunden 45 Minuten. Die Pause muss im Voraus feststehen, darf in Abschnitte von mindestens 15 Minuten aufgeteilt werden und muss spätestens nach 6 Stunden ununterbrochener Arbeit beginnen. Pausen sind keine Arbeitszeit und werden nicht bezahlt – es sei denn, der Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag sieht es vor.
Typischer Fehler: „Wir machen keine Pause, dafür gehen wir früher.“ Das ist ein Verstoß, auch wenn alle einverstanden sind – der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Pause zu gewähren und durchzusetzen.
So erfüllst du es: Pausen entweder aktiv stempeln (Zeitart „Pause“) oder automatisch abziehen lassen. worktrackr zieht die gesetzliche Mindestpause (30/45 Minuten) automatisch ab, wenn an einem Tag keine oder zu wenig Pause erfasst wurde – konfigurierbar je Betrieb. So kann kein Tag ohne gesetzliche Pause in die Abrechnung gehen. Details: Pausenregelung im Handwerk.
4. Ruhezeit: § 5 ArbZG
Was wird verlangt? Zwischen dem Ende eines Arbeitstags und dem Beginn des nächsten müssen mindestens 11 Stunden ununterbrochene Ruhezeit liegen. Wer um 20 Uhr Feierabend macht, darf frühestens um 7 Uhr wieder anfangen. Für Krankenhäuser, Gastronomie, Verkehrsbetriebe, Landwirtschaft u. a. kann die Ruhezeit um bis zu eine Stunde verkürzt werden, wenn sie innerhalb eines Monats ausgeglichen wird. Rufbereitschaft mit tatsächlichem Einsatz unterbricht die Ruhezeit.
So erfüllst du es: Das System vergleicht das Ende des letzten Eintrags mit dem Beginn des neuen. worktrackr weist beim Start hin, wenn weniger als 11 Stunden seit dem letzten Feierabend vergangen sind, und listet Verstöße im Dashboard – der Arbeitgeber erhält so die vom Gesetz geforderte Kenntnis und kann gegensteuern.
5. Sonn- und Feiertagsarbeit: §§ 9–11 ArbZG
Was wird verlangt? Arbeit an Sonn- und gesetzlichen Feiertagen ist grundsätzlich verboten. Ausnahmen gelten für Not- und Rettungsdienste, Gastronomie, Verkehr, Landwirtschaft, Bereitschaftsdienste in Werkstätten u. a. (§ 10 ArbZG). Wer sonntags arbeitet, braucht innerhalb von zwei Wochen einen Ersatzruhetag; mindestens 15 Sonntage im Jahr müssen frei bleiben. Feiertage richten sich nach dem Bundesland des Arbeitsorts.
So erfüllst du es: Das System muss Feiertage je Bundesland kennen und Sonntagsarbeit als solche ausweisen. worktrackr hinterlegt die Feiertage deines Bundeslands automatisch (inklusive regionaler Besonderheiten wie Fronleichnam oder Buß- und Bettag), zeigt Arbeit an diesen Tagen gesondert und berechnet das Soll für Feiertage korrekt mit 0 Stunden.
6. Aufzeichnung und Aufbewahrung: § 16 Abs. 2 ArbZG
Was wird verlangt? Der Arbeitgeber muss die über 8 Stunden werktäglich hinausgehende Arbeitszeit aufzeichnen und die Nachweise mindestens 2 Jahre aufbewahren. In Verbindung mit der BAG-Rechtsprechung heißt das praktisch: Die komplette tägliche Arbeitszeit wird erfasst, und die Aufzeichnungen bleiben zwei Jahre verfügbar. Bei Sonn- und Feiertagsarbeit ist außerdem die Gewährung des Ersatzruhetags zu dokumentieren.
Was heißt das für ausgeschiedene Mitarbeiter? Auch deren Zeiten müssen zwei Jahre aufbewahrt werden – Löschen beim Austritt ist ein Fehler. Gleichzeitig verlangt die DSGVO, danach zu löschen. Ein System braucht also Deaktivieren (Daten bleiben, Zugang gesperrt) und endgültiges Löschen nach Fristablauf.
So erfüllst du es: worktrackr bewahrt alle Zeiteinträge, Pausen, Urlaube und Krankheitstage auf und exportiert sie jederzeit als PDF oder CSV. Ausgeschiedene Mitarbeiter werden deaktiviert; die App zeigt das Datum, ab dem die 2-Jahres-Frist abgelaufen ist, und bietet dann das endgültige Löschen an. Deaktivierte Mitarbeiter belegen weiterhin einen Platz – genau deshalb, weil ihre Daten gesetzlich noch vorgehalten werden müssen.
7. Mindestlohngesetz: § 17 MiLoG
Was wird verlangt? Für Minijobber (§ 8 Abs. 1 SGB IV) und für alle Beschäftigten in den Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz – Baugewerbe, Gastronomie und Beherbergung, Personenbeförderung, Spedition/Logistik, Schaustellergewerbe, Forstwirtschaft, Gebäudereinigung, Messebau, Fleischwirtschaft, Prostitutionsgewerbe, Wach- und Sicherheitsgewerbe – müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertags nach dem Arbeitstag aufgezeichnet und 2 Jahre aufbewahrt werden. Die Aufzeichnungen müssen in Deutschland bereitgehalten werden. Für die Kontrolle ist der Zoll (Finanzkontrolle Schwarzarbeit) zuständig.
Wer ist betroffen? Unabhängig von der Betriebsgröße: jeder Betrieb mit Minijobbern und jeder Betrieb der genannten Branchen – der Zwei-Mann-Malerbetrieb mit einer Aushilfe genauso wie der große Reinigungsdienst.
So erfüllst du es: Taggleiche Erfassung per App erfüllt die 7-Tage-Frist automatisch. Kennzeichne Minijobber im System (Beschäftigungsart), damit du bei einer Zollkontrolle deren Aufzeichnungen gezielt exportieren kannst. worktrackr erlaubt den PDF-Export je Mitarbeiter und Monat mit Beginn, Ende, Pausen und Dauer – genau die Form, die die Prüfer sehen wollen.
8. Elektronische, taggleiche Erfassung: § 16 ArbZG-E (Entwurf)
Was wird verlangt? Der Referentenentwurf schreibt die elektronische Erfassung von Beginn, Ende und Dauer am Tag der Arbeitsleistung vor. Die Erfassung darf an Beschäftigte oder Dritte delegiert werden; der Arbeitgeber bleibt verantwortlich. Betriebe bis 10 Beschäftigte sollen dauerhaft bei Papier bleiben dürfen, größere Betriebe erhalten gestaffelte Übergangsfristen. Tarifverträge können Abweichungen (nicht-elektronisch, bis 7 Tage später) zulassen. Details im Ratgeber Elektronische Zeiterfassung wird Pflicht.
So erfüllst du es: Wer heute schon per App auf Serverzeit erfasst, ist fertig. Wichtig ist die Taggleichheit: Start/Stopp am Tag selbst oder Eingabe in der Eingabemaske bis Tagesende. worktrackr kennzeichnet Nachträge als solche und protokolliert sie – damit bleibt auch eine spätere Korrektur regelkonform nachvollziehbar.
9. Datenschutz: DSGVO und § 26 BDSG
Was wird verlangt? Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten. Ihre Verarbeitung ist nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Pflicht) und § 26 BDSG (Beschäftigtendatenschutz) erlaubt – aber nur zweckgebunden: für Arbeitszeitnachweis, Lohnabrechnung und Arbeitsschutz, nicht für Leistungsüberwachung oder Bewegungsprofile. Es gelten Datenminimierung (kein dauerhaftes GPS-Tracking), Informationspflichten (Art. 13 DSGVO: Beschäftigte müssen wissen, was erfasst wird), Zugriffsbeschränkung (nur wer muss, sieht die Daten), ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Software-Anbieter (Art. 28) und Löschfristen (nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht).
So erfüllst du es: Nutze ein System mit Rollenrechten (Mitarbeiter sieht nur sich, Filial-Admin nur seine Filiale), ohne Standortverfolgung, mit Hosting in der EU und AV-Vertrag. worktrackr speichert nur Zeiten und Zeitarten – kein GPS, keine Bewegungsprofile –, trennt Mandanten strikt, protokolliert Zugriffe und Änderungen und bietet Zwei-Faktor-Authentifizierung für Admins. Eine Vorlage für die Mitarbeiterinformation findest du im Ratgeber Zeiterfassung und Datenschutz.
10. Betriebsrat: § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG
Was wird verlangt? Die Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu geeignet sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen, ist mitbestimmungspflichtig. Eine elektronische Zeiterfassung fällt darunter. Ohne Zustimmung des Betriebsrats (oder Einigungsstelle) darf sie nicht eingeführt werden – wohl aber muss der Arbeitgeber die Zeiterfassung an sich sicherstellen, weshalb das BAG im Beschluss von 2022 dem Betriebsrat kein Initiativrecht zur Einführung zusprach: Die Pflicht besteht bereits.
So erfüllst du es: In Betrieben mit Betriebsrat eine kurze Betriebsvereinbarung schließen: Zweck, erfasste Daten, Zugriffsrechte, Auswertungen, Löschfristen, Umgang mit Nachträgen. Ohne Betriebsrat (die Regel in Kleinbetrieben) reicht die Information der Mitarbeiter nach Art. 13 DSGVO.
Was passiert bei Verstößen?
Verstöße gegen Höchstarbeitszeit, Pausen, Ruhezeit oder Aufzeichnungspflicht sind Ordnungswidrigkeiten nach § 22 ArbZG mit Bußgeldern bis zu 30.000 €; vorsätzliche, beharrliche Verstöße mit Gesundheitsgefährdung können nach § 23 ArbZG sogar Straftaten sein. Fehlende oder verspätete Aufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz kosten nach § 21 MiLoG bis zu 30.000 € – zusätzlich drohen Nachzahlungen von Mindestlohn und Sozialabgaben, weil der Zoll Zeiten im Zweifel schätzt. Vor dem Arbeitsgericht gilt: Wer keine Aufzeichnungen hat, verliert den Überstundenprozess meist – zwar liegt die Beweislast beim Arbeitnehmer, doch eine substantiierte Aufstellung des Mitarbeiters kann der Arbeitgeber ohne eigene Aufzeichnungen kaum entkräften.
Checkliste für die Behördenkontrolle
Ob Arbeitsschutzbehörde (Gewerbeaufsicht), Zoll oder Deutsche Rentenversicherung: Diese Unterlagen und Nachweise werden regelmäßig verlangt. Prüfe, ob du jeden Punkt innerhalb von Minuten liefern könntest.
- 1Tägliche Aufzeichnungen je Mitarbeiter mit Beginn, Ende, Pausen und Dauer – für die letzten 2 Jahre, auch für ausgeschiedene Mitarbeiter.
- 2Nachweis der Taggleichheit bzw. 7-Tage-Frist – Erfassungszeitpunkt je Eintrag, Nachträge gekennzeichnet.
- 3Pausen – erkennbar 30/45 Minuten ab 6/9 Stunden; automatische Pausen als solche ausgewiesen.
- 4Tage über 10 Stunden und Ruhezeiten unter 11 Stunden – Liste mit Ausgleichsnachweis.
- 5Sonn-/Feiertagsarbeit mit Ersatzruhetagen.
- 6Minijobber und § 2a-Branchen – gesondert auswertbar (Zollprüfung).
- 7Änderungsprotokoll – wer hat wann welchen Eintrag geändert und warum.
- 8Datenschutz – Mitarbeiterinformation, AV-Vertrag mit dem Anbieter, Rollenkonzept, Löschkonzept.
- 9Betriebsvereinbarung (falls Betriebsrat) oder Nachweis der Mitarbeiterinformation.
Mit worktrackr sind alle neun Punkte über den Admin-Bereich abrufbar: PDF-/CSV-Export je Mitarbeiter, Filiale und Zeitraum (inklusive deaktivierter Mitarbeiter), Audit-Log mit allen Änderungen, Warnliste für Höchstarbeitszeit und Ruhezeit, Feiertagskalender je Bundesland, Beschäftigungsart je Mitarbeiter. Für bis zu 5 Nutzer dauerhaft kostenlos, ab dem 6. Nutzer 3,90 € je weiterem Nutzer und Monat.
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