Großes Update: Das worktrackr Stempel-Terminal – ein 10-Zoll-Tablet ersetzt die teure Stempelanlage
Das bisher größte Update von worktrackr: Ein handelsübliches Tablet an der Wand wird zur Stempeluhr für den ganzen Betrieb – mit PIN, persönlicher Stundenübersicht, Offline-Puffer und Firmenlogo. Wir zeigen alle Funktionen und rechnen vor, warum ihr dafür keine Stempelanlage für mehrere tausend Euro mehr braucht.
Nicht jeder im Betrieb hat ein Diensthandy – und nicht jeder möchte sein privates Smartphone für die Zeiterfassung nutzen. In der Werkstatt, im Lager, in der Praxis oder im Laden ist der Klassiker deshalb bis heute die Stempeluhr an der Wand. Das Problem: Eine klassische Zeiterfassungsanlage mit Chip-Leser kostet schnell mehrere tausend Euro, braucht Montage, Chips, Wartungsvertrag und oft eine eigene Software. Mit dem neuen worktrackr Stempel-Terminal reicht dafür ein einfaches 10-Zoll-Tablet.
Das Terminal ist in allen Tarifen enthalten – auch im kostenlosen Free-Tarif mit bis zu 5 Nutzern. Es gibt keine Terminal-Gebühr, keine Lizenz pro Gerät und keine Einrichtungskosten. Ihr könnt beliebig viele Terminals anlegen, z. B. eines je Filiale.
So funktioniert das Terminal im Alltag
- 1Name antippen: Am Tablet erscheinen alle Mitarbeiter als große Kacheln – aus Datenschutzgründen verkürzt (z. B. „Max M.“). Bei vielen Mitarbeitern hilft die Suche.
- 2PIN eingeben: Jeder Mitarbeiter bestätigt mit seiner persönlichen 4- bis 6-stelligen PIN. So kann niemand für einen Kollegen stempeln.
- 3Stempeln: Arbeit starten, Pause, Pause beenden oder Feierabend – ein Tipp, fertig. Die Zeit kommt immer vom Server, nicht von der Tablet-Uhr.
- 4Übersicht sehen: Nach der PIN sieht der Mitarbeiter seine Stunden dieser Woche und dieses Monats (Ist/Soll), sein Überstundenkonto und seinen Resturlaub.
Die Einträge landen sofort im Admin-Dashboard – in der Live-Übersicht, in den Zeiten (mit Quelle „Terminal“), im Überstundenkonto, in der Auslastung und im PDF-Stundenzettel. Für den Betrieb gibt es keinen Unterschied zwischen Zeiten aus der App und Zeiten vom Terminal.
Alle Funktionen des Terminals im Überblick
| Funktion | Was sie bringt |
|---|---|
| Kopplung per 6-stelligem Einmalcode | Terminal in 2 Minuten eingerichtet – der Code ist 15 Minuten gültig und wird nach der Kopplung gelöscht: ein Gerät pro Terminal |
| Eigene, nicht erratbare Terminal-Adresse | Jedes Terminal hat einen eigenen Link mit QR-Code – Fremde finden es nicht |
| PIN-Pflicht für alle | Kein „Stempeln für Kollegen“; nach 5 falschen PINs wird für 5 Minuten gesperrt |
| Terminal-Mitarbeiter ohne Handy & E-Mail | Aushilfen, Azubis oder Mitarbeiter ohne Smartphone stempeln nur am Terminal – die PIN vergibt der Admin |
| Persönliche Übersicht nach PIN | Woche, Monat, Überstunden und Urlaub auf einen Blick – weniger Rückfragen im Büro |
| Offline-Puffer bis 24 Stunden | WLAN weg? Stempelungen werden mit dem echten Zeitpunkt zwischengespeichert und automatisch nachgesendet |
| Bildschirmschoner mit Firmenlogo | Nach 5 Minuten ohne Berührung erscheint euer Logo – Antippen holt die Namensliste zurück |
| Filial-Terminals | Ein Terminal kann nur die Mitarbeiter einer Filiale anzeigen – ideal bei mehreren Standorten |
| Nur Mitarbeiter, keine Admins | Am Terminal erscheinen nur die Mitarbeiter – Admins stempeln über ihre App |
| Sperren, neu koppeln, löschen | Tablet verloren oder getauscht? Ein Klick in den Einstellungen und das alte Gerät ist ausgesperrt |
| Automatische Pausenregel | Vergessene Pausen trägt worktrackr nach § 4 ArbZG automatisch nach |
Bewusst nicht möglich am Terminal: Zeiten nachtragen, alte Einträge ändern oder die Historie anderer ansehen. Das Terminal kennt nur „jetzt“ – das macht es schnell, verständlich und manipulationssicher. Nachträge und Korrekturen laufen wie gewohnt über die App oder den Admin und landen im Änderungsprotokoll.
Und wenn ein Fremder den Terminal-Link aufruft? Dann passiert nichts: Ohne den Einmalcode aus dem Admin-Bereich lässt sich kein Gerät koppeln, und ist euer Tablet einmal gekoppelt, nimmt das Terminal überhaupt keinen Code mehr an. Falsche Eingaben werden abgelehnt, wiederholtes Raten automatisch gebremst. Ohne persönliche PIN stempelt ohnehin niemand.
Kostenvergleich: Tablet-Terminal vs. klassische Stempelanlage
Wir haben nachgerechnet – am Beispiel eines Betriebs mit 15 Mitarbeitern und einem Standort über 5 Jahre. Für die klassische Anlage haben wir typische Marktpreise für ein netzwerkfähiges Zeiterfassungsterminal mit RFID-Chip-Leser angesetzt; je nach Hersteller liegen die Preise darunter oder deutlich darüber.
| Kostenposition (netto, Richtwerte) | Klassische Stempelanlage | worktrackr Terminal |
|---|---|---|
| Terminal-Hardware | 1.200 € (übliche Spanne 600–2.500 €) | 180 € – 10-Zoll-Tablet (Spanne 130–220 €) |
| Montage & Einrichtung | 400 € (Netzwerk-/Stromanschluss, Konfiguration) | 40 € Wandhalterung mit Ladekabel, Einrichtung selbst in 2 Minuten |
| Chips / Karten für 15 Mitarbeiter | 75 € (ca. 5 € je Chip) | 0 € – PIN statt Chip |
| Ersatz verlorener Chips (5 Jahre) | ca. 40 € | 0 € |
| Wartung / Terminal-Lizenz / Cloud-Anbindung | 1.200 € (ca. 20 € pro Monat × 60 Monate) | 0 € – Terminal in allen Tarifen enthalten |
| Ersatzgerät bei Defekt | oft nur über den Hersteller, mehrere hundert Euro | jedes handelsübliche Tablet, sofort im Elektronikmarkt |
| Summe über 5 Jahre | ca. 2.915 € | ca. 220 € |
Ersparnis: rund 2.700 € pro Standort in 5 Jahren – also gut 90 Prozent der Hardware- und Terminalkosten. Bei drei Standorten sind es schon über 8.000 €. Und selbst wenn ihr nach drei Jahren ein neues Tablet kauft, bleibt der Unterschied bei weit über 2.000 €.
| Betrieb | Klassische Anlage (5 Jahre) | worktrackr Terminals (5 Jahre) | Ersparnis |
|---|---|---|---|
| 1 Standort, 15 Mitarbeiter | ca. 2.915 € | ca. 220 € | ca. 2.695 € |
| 2 Standorte, 30 Mitarbeiter | ca. 5.830 € | ca. 440 € | ca. 5.390 € |
| 3 Standorte, 45 Mitarbeiter | ca. 8.745 € | ca. 660 € | ca. 8.085 € |
Dazu kommt, was in keiner Rechnung steht: Niemand muss Chips ausgeben, zurückfordern oder sperren, wenn jemand den Betrieb verlässt. Kein Techniker muss für die Montage kommen. Und die Zeiten landen nicht in einer separaten Terminal-Software, die erst exportiert werden muss, sondern direkt in Stundenzettel, Überstundenkonto und Auslastung.
Die Kosten der klassischen Anlage sind typische Richtwerte für netzwerkfähige Terminals mit Chip-Leser (netto, Stand 2026) und können je nach Anbieter, Ausstattung und Vertrag abweichen. Die Software-Kosten für die Zeiterfassung selbst sind in beiden Spalten nicht enthalten: Bei worktrackr sind bis zu 5 Nutzer kostenlos, danach kostet jeder weitere Nutzer 3,90 € pro Monat – für 15 Nutzer z. B. 10 × 3,90 € = 39,00 € (die ersten 5 Nutzer kostenlos). Klassische Systeme berechnen ihre Software meist zusätzlich.
Welches Tablet brauche ich?
Ein einfaches 10-Zoll-Tablet aus dem aktuellen Einsteigersegment reicht völlig – das Terminal läuft im Browser, es muss keine App installiert werden. Achtet auf:
- Display 10 bis 11 Zoll: Große Namenskacheln und Tasten, auch mit Arbeitshandschuhen gut zu treffen
- Aktuelles Betriebssystem und Browser: Für Sicherheitsupdates und die Funktion „Zum Startbildschirm hinzufügen“
- WLAN am Montageort: Kurze Aussetzer überbrückt der Offline-Puffer bis zu 24 Stunden
- Wandhalterung mit Ladekabel: Das Tablet hängt dauerhaft am Strom und ist gegen Herunterfallen gesichert
- Der Hersteller spielt keine Rolle – jedes aktuelle Tablet mit Browser funktioniert
Einrichtung in 5 Minuten
- 1Im worktrackr Admin-Bereich: Einstellungen → Stempel-Terminals → „Terminal anlegen“ (Name, optional Filiale).
- 2Auf dem Tablet die Terminal-Adresse öffnen – am einfachsten den QR-Code in der Terminal-Liste mit der Tablet-Kamera scannen.
- 3Den angezeigten 6-stelligen Kopplungscode am Tablet eingeben – fertig, die Namensliste erscheint.
- 4Im Browser „Zum Startbildschirm hinzufügen“ wählen, damit das Terminal im Vollbild startet.
- 5Tipp: In den Tablet-Einstellungen die Bildschirm- bzw. App-Fixierung aktivieren und die automatische Bildschirmsperre abschalten – so bleibt das Terminal immer im Vordergrund.
- 6Mitarbeiter legen ihre PIN in der App unter Einstellungen → Terminal-PIN fest. Für Terminal-Mitarbeiter ohne App vergibt der Admin die PIN.
Außerdem neu: die Auslastungs-Auswertung
Mit dem Update kommt eine zweite große Neuerung: Ihr könnt jetzt jede Zeitkarte als produktiv (z. B. Kundenauftrag, Fahrzeit) oder unproduktiv (z. B. Büro, Werkstatt, Lager) einstufen. Unter „Auslastung“ seht ihr dann je Mitarbeiter und frei wählbarem Zeitraum den Produktiv-Anteil (produktive ÷ erfasste Arbeitszeit) und die Auslastung gegen den Wochenplan – mit Diagrammen, Tageswerten sowie PDF- und CSV-Export. Zeiten vom Terminal fließen automatisch mit ein.
- Stempeluhr per Tablet – das digitale Zeiterfassungsterminal im Überblick
- Zeiterfassung App für Mitarbeiter – Stempeln am Handy, Eingabemaske, Urlaub
- Preise – bis 5 Nutzer kostenlos, Terminal inklusive
- Fahrtzeit ist Arbeitszeit – warum worktrackr Fahrt und Arbeit getrennt erfasst
Häufige Fragen
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