Zeiterfassungs-Apps im Funktionsvergleich 2026: Was bekommst du für dein Geld bei Clockodo, TimeTac, Crewmeister, Papershift, Timebutler und worktrackr?

Im Preisvergleich der Zeiterfassungs-Apps haben wir gezeigt, was ein Team mit 5, 10 oder 25 Mitarbeitern bei den bekannten Anbietern monatlich zahlt. Die zweite Hälfte der Wahrheit ist: Was steckt in diesem Preis? Viele Anbieter verkaufen die Zeiterfassung günstig und verlangen für Urlaub, Projektzeiten oder den Lohnexport Aufpreise – oder sie schnüren alles in eine Flatrate, in der die Hälfte der Funktionen ungenutzt bleibt. Dieser Beitrag legt die Funktionen Tarif für Tarif nebeneinander und ordnet sie nach dem, was ein Betrieb mit Werkstatt, Baustelle, Filiale oder Außendienst tatsächlich braucht.

Welche Funktionen braucht ein Betrieb wirklich?

Bevor wir vergleichen, sortieren wir: Nicht jede Funktion ist gleich wichtig. Wir teilen in drei Stufen ein – Pflicht (ohne sie ist die Erfassung nicht rechtssicher oder nicht alltagstauglich), Wichtig (spart im Monat spürbar Zeit) und Nett (schön, aber für die meisten Kleinbetriebe entbehrlich).

Der große Funktionsvergleich

Die Tabelle zeigt für jeden Anbieter, in welchem Tarif eine Funktion enthalten ist. „Basis“ heißt: im günstigsten Tarif dabei. „Aufpreis“ heißt: höherer Tarif oder Zusatzmodul nötig. „–“ heißt: nicht angeboten.

Drei Muster fallen auf. Erstens: Die Pflicht-Funktionen (Stempeln, Pausen, Export, Überstunden) haben inzwischen alle – hier unterscheidet sich vor allem der Preis, nicht die Funktion. Zweitens: Die Wichtig-Funktionen sind der Ort, an dem Geld verdient wird: Urlaub, Projektzeiten und Lohnexport kosten bei den modularen Anbietern (TimeTac, Papershift) oder in höheren Tarifen (Clockodo Pro) 3 bis 10 € extra pro Nutzer. Drittens: Dienstplanung, Terminal-Hardware und Personalakte sind die Spezialgebiete von Crewmeister, Papershift und TimeTac – wer sie braucht, ist dort richtig; wer sie nicht braucht, zahlt sie bei Flatrates trotzdem mit.

Was bekommst du für dein Geld? Drei Betriebe, drei Rechnungen

Funktionen und Preise zusammengeführt: Wir nehmen die drei Betriebe aus dem Preisvergleich und fragen nicht „Was kostet die Zeiterfassung?“, sondern „Was kostet alles, was der Betrieb braucht?“

Meisterbetrieb, 5 Mitarbeiter – braucht Stempeluhr, Fahrzeit, Pausen, Urlaub, Überstunden, PDF fürs Lohnbüro

Kfz-Werkstatt, 10 Mitarbeiter – zusätzlich Projektzeiten je Auftrag und Materialerfassung

Dienstleister, 25 Mitarbeiter an 3 Standorten – zusätzlich Filial-Admins, Audit-Log, Lohnexport

Die Rechnungen zeigen, warum „Preis pro Nutzer“ als Vergleichsgröße in die Irre führt: Sobald ein Betrieb mehr braucht als das nackte Stempeln, vervielfachen sich die Kosten bei modularen Anbietern, während Flatrates zwar günstig bleiben, aber gerade die Funktion nicht liefern, die den Werkstattbetrieb interessiert (Projektzeiten). worktrackr nimmt einen anderen Weg: ein Funktionsumfang für alle – ob Free oder Pro, ob 3 oder 30 Nutzer. Was du bezahlst, sind ausschließlich die Plätze ab dem 6. Nutzer.

Wo andere Anbieter mehr bieten – ehrlich betrachtet

• Dienst- und Schichtplanung: Crewmeister und Papershift planen Schichten, Wunschfrei und Tauschbörse. Für Gastronomie, Pflege und Einzelhandel ist das oft wichtiger als die Zeiterfassung selbst. worktrackr bietet keine Dienstplanung.
• Hardware-Terminals: TimeTac liefert eigene Geräte inklusive Wartung – sinnvoll in Produktionshallen mit Handyverbot. worktrackr setzt auf Tablet oder Smartphone mit QR-Login.
• Zertifizierte Lohnschnittstellen: Wer monatlich Hunderte Lohnabrechnungen fährt, profitiert von zertifizierten DATEV-Datenservices (TimeTac, Clockodo). Für kleine Betriebe reicht der konfigurierbare CSV-Export – das Lohnbüro importiert ihn in Sekunden.
• Projektcontrolling für Agenturen: Clockodo Pro glänzt bei Budgets, Stundensätzen und Rechnungsvorbereitung für Dienstleister mit vielen Kundenprojekten. worktrackr denkt Projekte vom Handwerk aus: Zeiten, Material, Kosten je Auftrag.
• Personalakte: Papershift und Timebutler verwalten Dokumente und Stammdaten. Das ist HR, nicht Zeiterfassung – und für Betriebe unter 20 Mitarbeitern selten ein Kaufgrund.

Checkliste: So prüfst du den Funktionsumfang in 10 Minuten

1. 1Pflichtliste abhaken – Stempeluhr + Eingabemaske, Serverzeit, Pausenautomatik, Warnungen, Export, Selbstauskunft: alles im günstigsten Tarif?
2. 2Deine drei wichtigsten Wichtig-Funktionen bestimmen – z. B. Fahrzeit, Urlaub, Projekte – und prüfen, in welchem Tarif sie stecken.
3. 3Den echten Tarif ausrechnen – nicht den Einstiegspreis, sondern den Tarif, der deine Liste erfüllt, inklusive Grundgebühr und Support.
4. 4Gratisstufe testen, nicht nur Testphase – kannst du mit 3 Leuten dauerhaft kostenlos arbeiten und später wachsen?
5. 5Mitarbeiter-App live ausprobieren – zwei Klicks bis zum Start? Läuft sie ohne App-Store-Installation? Funktioniert sie mit schlechtem Netz auf der Baustelle?
6. 6Export öffnen – ein Monats-PDF eines Testmitarbeiters erzeugen und dem Lohnbüro zeigen.
7. 7Ausstieg prüfen – lassen sich alle Daten als CSV mitnehmen, ohne Kündigungsgespräch und ohne Gebühr?

Wie die Kostenseite dazu aussieht – Grundgebühren, Support-Pakete, Mindestlaufzeiten und die Rechenbeispiele für 5, 10 und 25 Mitarbeiter – steht im Beitrag Was kostet eine Zeiterfassungs-App wirklich?. Und ob sich Pro für dich überhaupt lohnt oder die kostenlose Stufe reicht, zeigt der ROI-Rechner in 30 Sekunden.