Vom Papier-Stundenzettel zur App: So gelingt der Umstieg in einer Woche
Die Zettelwirtschaft kostet ein Büro schnell zwei Stunden pro Woche und liefert trotzdem lückenhafte Daten. Mit einem klaren Fahrplan ist der Wechsel zur App in fünf Tagen erledigt – inklusive Einladung der Mitarbeiter und erstem Stundenzettel.
Freitagnachmittag im Büro eines Handwerksbetriebs: Zwölf Stundenzettel liegen auf dem Tisch, drei fehlen, zwei sind unleserlich, auf einem steht „wie immer“. Die Bürokraft tippt alles in eine Excel-Tabelle, rechnet Überstunden per Hand und ruft zwei Monteure an, weil die Pausen fehlen. Das ist keine Karikatur – so läuft es in vielen Betrieben mit fünf bis fünfzig Mitarbeitern noch heute.
Was die Zettelwirtschaft wirklich kostet
- Zeit im Büro: 1–3 Stunden pro Woche für Abtippen, Nachfragen und Korrigieren
- Fehlende Nachweise: Wer am Monatsende aus dem Gedächtnis ausfüllt, erfüllt die gesetzliche Pflicht nicht
- Streit um Überstunden: Ohne belastbare Daten steht Aussage gegen Aussage
- Verzögerte Rechnungen: Projektstunden liegen erst vor, wenn alle Zettel da sind
- Kein Überblick: Niemand weiß am Dienstag, wie die Woche läuft
Der 5-Tage-Fahrplan für den Umstieg
- 1Tag 1 – Konto anlegen und Firma einrichten: Registrieren, Firmenname, Filialen und Wochenplan (Arbeitstage, Beginn, Ende, Pause) im Einrichtungsassistenten hinterlegen. Dauer: 15 Minuten.
- 2Tag 2 – Mitarbeiter einladen: E-Mail-Adressen eintragen, worktrackr schickt die Einladung. Die App läuft im Browser oder als Icon auf dem Startbildschirm (PWA) – kein App-Store nötig.
- 3Tag 3 – Probelauf mit zwei Kollegen: Fahrt starten, Arbeit starten, Pause, Stopp. Fragen sammeln, Projekte anlegen, wenn gewünscht.
- 4Tag 4 – Alle Mitarbeiter stempeln parallel zum Zettel: Ein Tag doppelt gibt Sicherheit und zeigt sofort, wo die Zettel bisher ungenau waren.
- 5Tag 5 – Zettel abschaffen: Erster PDF-Stundenzettel aus dem System, Freigabe-Workflow im Admin-Dashboard erklären, fertig.
Der Einrichtungsassistent in worktrackr führt Schritt für Schritt durch Wochenplan, Urlaubstage, Firmenprofil und Logo. Bestehende Daten lassen sich jederzeit in den Einstellungen anpassen – auch die Sonderregeln für den 24.12. und 31.12.
Die häufigsten Einwände – und was dahinter steckt
„Meine Leute sind nicht technikaffin.“
Die mobile Ansicht von worktrackr besteht im Kern aus zwei großen Knöpfen. Wer WhatsApp bedienen kann, kann Fahrt und Arbeit starten. Die Erfahrung zeigt: Nach zwei Tagen fragt niemand mehr.
„Wir haben auf Baustellen kein Netz.“
Zeiten werden beim Start und Stopp mit der Serverzeit gespeichert – dafür reicht eine kurze Verbindung. Fehlt sie komplett, kann der Mitarbeiter den Eintrag für heute oder gestern nachtragen; der Admin sieht solche Nachträge gekennzeichnet.
„Das kostet doch nur.“
Ein Betrieb mit acht Mitarbeitern zahlt 3 × 3,90 € = 11,70 € (die ersten 5 Nutzer kostenlos) im Monat. Spart die Bürokraft dafür zwei Stunden pro Woche, hat sich das System am ersten Arbeitstag des Monats amortisiert – noch ohne die vermiedenen Streitfälle und schnelleren Rechnungen.
Was sich nach dem Umstieg ändert
Das Büro sieht jeden Morgen, wer gerade wo ist. Überstunden und Resturlaub berechnen sich automatisch. Stundenzettel kommen als PDF mit Firmenlogo aus dem System, Auswertungen je Filiale oder Projekt als CSV. Und der Freitagnachmittag ist wieder frei.
Häufige Fragen
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