Manipulationssicher und DSGVO-konform: Warum Serverzeit, Rollen und Protokoll den Unterschied machen
Handy-Uhr verstellt, Zeiten nachträglich „angepasst“, Excel-Datei überschrieben – klassische Zeiterfassung ist leicht zu manipulieren. Wir zeigen die vier Bausteine, die worktrackr verlässlich machen, und was die DSGVO dazu sagt.
Das Bundesarbeitsgericht verlangt ein „verlässliches, objektives und zugängliches“ System zur Arbeitszeiterfassung. Verlässlich heißt: Die Zeiten müssen stimmen und dürfen sich nicht unbemerkt ändern lassen – weder durch Mitarbeiter noch durch den Betrieb. Genau hier scheitern Zettel, Excel und viele einfache Apps.
Baustein 1: Serverzeit statt Handy-Uhr
Apps, die die Uhrzeit des Smartphones speichern, lassen sich mit zwei Tipps in den Systemeinstellungen austricksen. worktrackr ignoriert die Geräteuhr vollständig: Jeder Start und Stopp erhält den Zeitstempel des Servers in der Zeitzone Europe/Berlin. Sommer- und Winterzeit, falsch gestellte Uhren oder Auslandsreisen spielen keine Rolle.
Baustein 2: Rollen und Rechte
Nicht jeder darf alles. worktrackr unterscheidet drei Rollen mit fein einstellbaren Rechten:
| Rolle | Sieht | Darf |
|---|---|---|
| Mitarbeiter | Nur eigene Zeiten, Urlaub, Überstunden | Timer starten/stoppen, Urlaub beantragen, heute/gestern nachtragen |
| Filial-Admin | Mitarbeiter der zugewiesenen Filialen | Je nach Berechtigung: Zeiten bearbeiten, Urlaub genehmigen, Mitarbeiter anlegen |
| Hauptadmin | Gesamte Firma | Alles inkl. Einstellungen, Abo, Logo, Exporte, Änderungsprotokoll |
Technisch werden diese Grenzen nicht nur in der Oberfläche, sondern auf Datenbankebene durchgesetzt (Row Level Security). Selbst ein Fehler in der App könnte einem Filial-Admin keine fremden Daten zeigen.
Baustein 3: Mandantentrennung
worktrackr ist eine Plattform für viele Betriebe. Jede Firma ist ein eigener Mandant; jeder Datensatz trägt die Firmen-Zugehörigkeit und jede Abfrage wird serverseitig darauf geprüft. Ein Admin von Firma A kann auf Daten von Firma B nicht einmal versehentlich zugreifen – das wird regelmäßig automatisiert getestet.
Baustein 4: Das Änderungsprotokoll
Korrekturen sind im Alltag normal – der Monteur hat den Stopp vergessen, die Pause fehlt. Entscheidend ist, dass Korrekturen sichtbar bleiben. Jede Änderung an Zeiten, Urlauben, Profilen oder Einstellungen wird mit Zeitpunkt, Bearbeiter, altem und neuem Wert protokolliert. Der Betrieb kann so jederzeit belegen, wer was wann geändert hat – gegenüber Mitarbeitern, Betriebsrat oder Prüfern.
Korrigierte Einträge sind im Stundenzettel gekennzeichnet. Das schützt beide Seiten: Der Mitarbeiter sieht, dass nichts heimlich geändert wurde, der Betrieb hat den Nachweis für die Prüfung.
Und die DSGVO?
Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten, ihre Verarbeitung ist nach § 26 BDSG zur Durchführung des Arbeitsverhältnisses zulässig. Wichtig ist Datensparsamkeit: worktrackr erfasst Beginn, Ende, Art (Fahrt/Arbeit/Pause) und optional Projekt und Notiz – keine GPS-Ortung, keine Bewegungsprofile. Die Daten liegen verschlüsselt in europäischen Rechenzentren, der Zugriff erfolgt ausschließlich über TLS, Passwörter werden nach aktuellem Stand gehasht.
- Rechtsgrundlage: § 26 BDSG (Beschäftigtendatenschutz), Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO
- Auskunft: Mitarbeiter sehen ihre eigenen Daten jederzeit in der App
- Aufbewahrung: Nachweise mindestens zwei Jahre (§ 16 ArbZG), Exporte für die Lohnabrechnung
- Auftragsverarbeitung: Vertrag zur Auftragsverarbeitung auf Anfrage
Dieser Beitrag beschreibt technische und organisatorische Maßnahmen von worktrackr und gibt allgemeine Informationen wieder. Er ersetzt keine Rechtsberatung durch einen Datenschutzbeauftragten oder Fachanwalt.
Häufige Fragen
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